Hoe maak ik een uitgaande verkoopfactuur aan?

Inhoudsopgave:

• Pas het profiel van je onderneming aan
• Pas de instellingen aan
• Importeer je klanten in Banqup
• Maak een nieuwe factuur
• Verstuur de factuur naar de klant

Maak je nog steeds je uitgaande facturen in een spreadsheet zoals Excel, in een tekstverwerker zoals Word of in een andere oplossing waarvoor veel tijd per factuur nodig is?

Dan maakt deze functie van Banqup je leven gemakkelijker en bespaar je veel tijd bij de aanmaak van je facturen. Inderdaad, met Banqup heb je binnen enkele minuten een uitgaande verkoopfactuur gemaakt en staat deze klaar voor verzending. 

Pas het profiel van je onderneming aan

Om facturen te maken en correct te verzenden op Banqup, is het handig dat je direct de gegevens toevoegt, die hiervoor nodig zijn. Daarvoor ga je naar je Instellingen en klikt op Profiel van de onderneming.

Onder Registratie opties staat dat in principe alleen je KVK-nummer invullen verplicht is. Echter als je facturen wilt gaan verzenden vanuit Banqup, is het ook nodig dat je hier het btw-nummer van je bedrijf invult. 

Ook is het belangrijk dat je onder Details bank je IBAN-nummer invult. 

Pas de instellingen aan

Ga naar Instellingen en klik op Uitgaande facturen.

Activeer de optie Online aanmaken en pas de instellingen aan als volgt:

1. Online aanmaken: ON
   Opmerking: indien je IBAN-nummer ontbreekt in je bedrijfsinformatie, krijg je een foutmelding.
2. Standaard commentaar: voeg een opmerking toe die standaard op alle facturen zal verschijnen (optioneel)
3. Autonummering: ON
4. Kies het volgnummer van je facturen en creditnota's
5. Voeg de verkoopvoorwaarden toe aan je facturen die op het platform zijn gemaakt (in PDF-formaat) 
6. Toon extra informatie op de factuur:
   1. • E-mailadres
      • Telefoonnummer
      • Adres van je website (met http://)
      • Vrije melding (vrije tekst tot 256 tekens)
      • IBAN (kies welk IBAN nummer je op de facturen wilt weergeven (als je deze wilt bewerken ga je naar instellingen > profiel van de onderneming))

Controleer de rechten van de gebruikers die uitgaande facturen moeten kunnen aanmaken; de volgende opties moeten geactiveerd worden in de instellingen van de gebruiker:

Om dit te controleren, ga je naar je Instellingen > Gebruikers en kies je de gebruiker waarvan je de rechten wilt wijzigen. Vervolgens wijs je deze het recht 'Online facturen aanmaken' en 'Documenten versturen en gearchiveerde documenten bekijken' toe. 

1) Importeer al je klanten in Banqup

Als je het nog niet heb gedaan, is dit een gepast moment. Hoewel deze stap optioneel is, kan je hiermee veel tijd besparen.

>> Klik hier om de procedure voor import van meerdere klanten tegelijk te lezen.

2) Maak een nieuwe factuur

Ga naar menu Uitgaand en klik op Nieuwe factuur.

Op het scherm Nieuwe factuur, dien je volgende gegevens in te vullen:

• Taal: Nederlands of Engels
• Kies de valuta:
  EUR, USD, GBP, etc.
  
  
• Het type document: factuur of creditnota
  Opmerking: Als je creditnota selecteert, verschijnen er twee nieuwe velden om de creditnota te koppelen aan de originele factuur:
  • het originele factuurnummer
  • de datum van de originele factuur.
    
    
    
• De datum van het document. De vervaldatum wordt automatisch ingesteld op basis van de eerder gekozen instelling (Instellingen > Uitgaand > Online aanmaken)
• Het nummer van het document. Deze wordt automatisch gegenereerd indien de automatische nummering geactiveerd is.
• Je klant. Indien je jouw klanten in een vorige stap hebt geïmporteerd, hoef je alleen maar een bestaande klant te selecteren. Als de klant nog niet geïmporteerd werd, klik je op het plusteken en vul je de nieuwe klantgegevens in.
  
  Opmerking!! vul de gegevens van de klant zo compleet mogelijk in. Wanneer je elektronische facturen naar de overheid wenst te versturen, dan vul je ook het OIN (overheidsidentificatienummer) in. Op basis van het OIN nummer herkent Banqup de klant en biedt de optie om de factuur af te leveren via het Peppol-netwerk. LET OP! Dit kanaal staat dus niet standaard tussen je afleverkanalen. Wanneer het systeem de klant vindt op het Peppol-netwerk, dan wordt gevraagd of je het kanaal wilt overschrijven. Je kunt nu de factuur verder afmaken en verzenden via Peppol. 
• De service of het product waarvoor je de klant factureert. Hier kan je je producten / diensten in slechts 3 klikken toevoegen, dankzij het creëren van je product catalogus, door op de knop Toevoegen uit product catalogus te klikken.

Als het een product of dienst betreft die niet in je catalogus bestaat, dien je de productgegevens gewoon handmatig in te vullen. Als je dit product of deze dienst in de toekomst nog wil gebruiken, tik je op het plusteken aan het einde van de regel, om deze eenvoudig aan je catalogus toe te voegen.

1. Code: korte naam van de dienst of het product
2. Omschrijving: beschrijving van de dienst of het product
3. Prijs: Tarief of prijs per uur/aantal
4. BTW: btw-tarief van toepassing op de dienst of het product
5. Brutoprijs: dit is de prijs inclusief btw. Het is ook mogelijk om eerst deze prijs in te vullen, wanneer je alleen deze prijs tot je beschikking hebt. Dan rekent hij zelf het bedrag exclusief btw uit. 
6. Aantal: uren gewerkt of aantal
7. Subtotaal: het totale bedrag exclusief btw

Het veld Subtotaal wordt automatisch ingevuld naar aanleiding van jouw ingevulde cijfers. Wanneer je van de velden Prijs en Brutoprijs een van beiden invult, dan wordt de ander automatisch aangevuld. 

Klik op de 'Nieuwe regel' knop om een factuurlijn toe te voegen.

• Bank details. Hier vind je de naam van je bedrijf, IBAN, BIC en de betalingsmededeling. 
• Opmerkingen. Je kunt een opmerking toevoegen aan elke factuur of een standaard opmerking voor alle facturen. (Instellingen > Uitgaand > Online aanmaken > parameter 'Standaard opmerking')
• Bijlagen. Als het document een bijlage heeft, kun je het hier uploaden via drag & drop of via de verkenner.
• Klik bovenaan de pagina op Opslaan.

Verstuur de factuur naar de klant

Nadat de factuur is bewaard, kom je terecht in de lijst met uitgaande verkoopfacturen. Je vinkt de facturen aan die je wilt verzenden en klikt vervolgens op Verzenden. Je klant ontvangt je factuur via het kanaal dat aangeduid staat op het platform van de klant (deze kan ook geïmporteerd worden).

En klaar! Je hebt in enkele klikken een factuur aangemaakt en verstuurd!