Doc Center: documenten opslaan en delen (met mijn accountant)

Inhoud:

• Organiseer je documenten
• Activeer de link met je accountant
• Verzend bestanden van je onderneming naar je accountant
• Waar vind ik de documenten die de accountant naar mijn onderneming heeft gestuurd?
• Hoe ontvang ik een e-mailmelding wanneer de accountant nieuwe documenten stuurt via het Doc Center?
• Ik heb een document in mijn lijst met inkomende facturen geüpload in plaats van het Doc Center, wat kan ik doen?

Het Doc Center kun je gebruiken om je documenten die geen facturen of creditnota's zijn op te slaan en te delen, intern of ook met je accountant. In het Doc Center kunnen bestanden in mappen worden opgeslagen en gedeeld:

• Lokale bestanden
  
  • Mijn documenten (standaard aanwezig)
    De bestanden die hier worden geplaatst, worden in je Banqup-account opgeslagen en zijn dus overal toegankelijk, maar worden niet gedeeld met je accountant.
• Accountant (alleen zichtbaar nadat er een koppeling is gelegd met je accountant)
  Dit is een map die automatisch wordt gedeeld met je accountant. Dit impliceert dat alle documenten in deze map zowel voor gebruikers van je Banqup-account als voor je accountant beschikbaar zijn.
  Er zijn 2 submappen:
  • Accountant naar onderneming
    Documenten die je accountant naar jou heeft gestuurd.
  • Onderneming naar accountant
    Documenten die jij naar je accountant hebt gestuurd.

Organiseer je documenten

Om je documenten te ordenen en ze later gemakkelijk terug te vinden, kun je mappen maken voor je lokale bestanden met de knop Nieuwe map aanmaken.

Je aangemaakte mappen vind je vervolgens terug onder Mijn documenten:

Daarna kun je je documenten in de gewenste mappen ordenen. 

Je kunt via de details (klik op een document om ze te openen) ook labels aan documenten toevoegen. Met deze labels kun je je documenten later gemakkelijk terugvinden via de zoekfunctie.

Tip:wanneer je met de rechtermuisknop klikt op een document in het Doc Center, verschijnen er diverse opties om het document te bewerken of te verplaatsen.

Activeer de link met je accountant

Met de link met je accountant wordt bedoeld dat wanneer de link en de accounting app is geactiveerd, je accountant toegang krijgt tot jouw Banqup documenten via Billtobox Files. Billtobox Files is vergelijkbaar met applicaties als Dropbox of Google Drive, maar in beheer bij Unifiedpost, dus je weet zeker dat niemand anders iets met data kan. 

Indien de koppeling met Billtobox Files nog niet is gemaakt tussen je Doc Center en je accountant, dien je instructies op het scherm te volgen. Er zijn 2 mogelijke scenario's:

• De accounting app is niet geactiveerd,deze moet geactiveerd worden.
• De geactiveerde accounting app is niet Billtobox Files. Je gaat naar de gedeelde map die je onder 'Gedeeld met accountant' vindt. Je klikt op 'Koppelen'. Het VAS scherm opent zich, hier dien je de stappen te volgen om zo jouw accountant te koppelen. De accountant wordt uitgenodigd om de link tussen hem en je Doc Center te maken en kun je documenten uitwisselen vanuit de gedeelde map. 

Verzend bestanden van je onderneming naar je accountant

• Je kan elk document (bijvoorbeeld door slepen en loslaten) rechtstreeks uploaden naar de map die met de accountant wordt gedeeld, zodat het rechtstreeks toegankelijk is voor je accountant.
  Opmerking: Het is raadzaam om een kopie in Mijn documentente bewaren, want als je accountant een bestand verwijdert uit de gedeelde map, dan heb je zelf ook geen toegang meer tot dit document.

• Indien een document inMijn documentenstaat (en daarom alleen zichtbaar is voor gebruikers van je account), kan je het bestand eenvoudig overdragen naar je accountant:
  
  1. Selecteer de documenten die je wilt verzenden
  2. KiesKopiëren naar accountant(om het bestand naar je accountant te sturen met een kopie inMijn documenten)
  3. Je bestand wordt gekopieerd naar de map 'Onderneming naar accountant'. 
     
     

Deze knop is ook te vinden in de documentdetails (toegankelijk door op een bestand te klikken):

Elk document dat naar de accountant is gekopieerd, is dan zichtbaar in de map Onderneming naar accountant.

De documenten die je al naar je accountant hebt gestuurd, worden aangegeven als gedeeld in de kolom Accountant.

Waar vind ik de documenten die de accountant naar mijn onderneming heeft gestuurd?

Elk document dat door je accountant wordt verzonden, wordt weergegeven in de map Accountant naar onderneming gedeeld.

Opmerking: als een document uit deze map is verwijderd (door je accountant), is het ook niet toegankelijk in je Doc Center.

In de details van een document kan je documenten:

1. Kopiëren naar Mijn Documenten: zowel jij als je accountant zien het document. Als je accountant het document verwijdert, zie jij het nog altijd in Mijn Documenten
2. Verplaatsen naar Mijn Documenten: alleen jij ziet het document nog in Mijn Documenten. Je accountant ziet het document niet meer

Hoe ontvang ik een e-mailmelding wanneer de accountant nieuwe documenten stuurt via het Doc Center?

Ga naar je Instellingen >Rapportage>Doc Center Rapportage> kies vervolgens naar wie en hoe vaak deze e-mails moeten worden verzonden (dagelijks of elke maandagochtend).

Ik heb een document in mijn lijst met inkomende facturen geplaatst in plaats van het Doc Center, wat kan ik doen?

Wanneer je per ongeluk een document, dat geen factuur is, hebt geüpload in de lijst met inkomende facturen, kun je dit document naar je Doc Center verplaatsen:

1. Selecteer de document(en) in het menu Inkomend
2. Klik op Verplaatsen naar Mijn documenten (om het naar het Doc Center te verplaatsen zonder het meteen met de accountant te delen)
   OF
3. Verplaatsen naar accountant om het via het Doc Center te delen met je accountant (en niet via Mijn Documenten)

Opmerking:om dit te kunnen uitvoeren, moet de gebruiker de rol 'Documenten toevoegen en verwijderen' hebben (Rol nr. 24 in dit artikel).