Inkomende facturen accepteren of weigeren

Banqup biedt de mogelijkheid om facturen direct in je account te ontvagen en te importeren. Dat betekent niet dat alle facturen ook na importeren direct doorgestuurd moeten worden naar je accountant.

Je kunt zelf bepalen welke facturen direct in je account komen en beslissen welke facturen wel of niet doorgestuurd moeten worden naar je accountant.

Inhoud:

• Definieren welke facturen standaard worden geaccepteerd
• Documenten handmatig accepteren of weigeren
• Facturen weigeren
• Herstellen van een geweigerde factuur

Op welke wijze een factuur ook in je Banqup account terecht is gekomen, iedere factuur verschijnt in het menu Inkomend of Uitgaand nadat deze is verwerkt door de automatische factuurherkenning (OCR) met de status Goedkeuren.

Definieren welke facturen standaard worden geaccepteerd

Het is mogelijk om in te stellen op welke manier een factuur goedgekeurd wordt voordat deze doorgestuurd wordt.

DIt kan op de volgende manier:

• Ga naar Instellingen
• Ga naar Inkomend

• Onder Goedkeuren voor ontvangst kun je aangeven op welke manier inkomende facturen worden geaccepteerd
  
  1. Handmatig: elk document moet handmatig worden goedgekeurd
  2. Bij vertrouwde leveranciers: inkomende facturen van leveranviers die als "vertrouwd" worden aangemerkt worden automatisch geaccepteerd.
  3. Automatisch: alle inkomende documenten worden automatisch geaccepteerd
     
     Noot: hier kun je ook de identificatie van dubbele facturen aanzetten, het archiveren van dubbele facturen blokkeren en het automatisch accepteren van facturen afkomstig van bepaalde emailadressen aanzetten. Om emailadressen toe te voegen voer deze in in het daartoe bestemde invulveld. Indien je meerdere emailadressen wil invoeren kun je deze achter elkaar zetten gescheiden door een komma.

Documenten handmatig accepteren of weigeren

Om handmatig documenten te accepteren of te weigeren, ga je in het linkermenu naar Inkomend.

HIer heb je twee opties:

1. Één of meerdere documenten tegelijk accepteren

   Als je naar je inkomende facturen gaat hoef je alleen maar de documenten die je wil accepteren te selecteren (door de checkbox aan te vinken) en daarna op Goedkeuren te klikken.
   
   
   
   

2. Een enkele factuur accepteren vanuit de detail pagina
   
   
   
   Klik achter de factuur op Goedkeuren. Je komt nu op de detailpagina van de factuur waar je de factuur kan Goedkeuren of Afkeuren met de gelijknamige knoppen in de blauwe balk.

Je krijgt een melding dat de factuur is goed- of afgekeurd en als er iets is misgegaan.

Eenmaal geaccepteerd verandert de status van de factuur en wordt aangegeven wanneer de vervaldatum van de factuur is. 

Let op: een factuur kan alleen geaccepteerd worden als alle velden zijn ingevuld. Indien niet alle velden zijn ingevuld kun je deze handmatig aanvullen.

Facturen weigeren

Wanneer je een factuur weigert verschijnt een scherm waarin aangegeven kan worden waarom de factuur geweigerd wordt. 

Noot: bij documenten die via email zijn ontvangen verschijnen twee checkboxes

1. om je leverancier een email te sturen dat de factuur geweigerd is en waarom
2. om het betreffende emailadres te blokkeren en op deze manier te voorkomen dat er nog andere facturen van dit emailadres in je Banqup-account terecht komen. 

Belangrijk: accepteer alleen echte facturen. Een geaccepteerde factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de accountant (als dit in de instellingen is aangegeven) en het niet mogelijk om dit ongedaan te maken.

Herstellen van een geweigerde factuur

Als je ten onrechte een factuur hebt geweigerd kun je deze herstellen door deze uit de Prullenbak te halen. Ga daarvoor naar het tabblad Prullenbak, klik op de betreffende factuur (niet op de checkbox) en klik op Terugplaatsen in verzendlijst.