Kā izveidot un nosūtīt e-rēķinu?

Latvijā no 2025. gada e-rēķinu sūtīšana B2G, G2B un G2G sektorā ir obligāta un no 2026. gada e-rēķinu sūtīšana būs obligāta arī B2B sektoram. Unifiedpost piedāvā Banqup portālu, kas mazajiem un vidējiem uzņēmumiem, kā arī ārpakalpojuma grāmatvežiem ir ērts rīks e-rēķinu saņemšanai un nosūtīšanai.

Pirms sāc darbu, lūdzu, iepazīsties ar šo instrukciju, kas Tev palīdzēs pareizi izveidot un nosūtīt e-rēķinu. 

1. Pārbaudi savus iestatījumus
2. Saglabā klientu
3. Izveido rēķinu
4. Biežāk pieļautās kļūdas e-rēķinu veidošanā
5. Nosūti
6. E-rēķina statuss pēc nosūtīšanas
7. E-rēķinu sūtīšana Rīgas valstspilsētas pašvaldībai, vai citām iestādēm ar struktūrvienībām
8. E-rēķinu sūtīšana OpenPeppol tīklā
9. E-rēķinu saņemšana Banqup

Pārbaudi savus iestatījumus

Pēc tam, kad esi izveidojis uzņēmuma kontu un pieslēdzies Banqup profilam, pārbaudi, vai Iestatījumos >>> Uzņēmuma informācijā visi Tava uzņēmuma dati ir pareizi. Obligāti pievieno bankas kontu un BIC (SWIFT) kodu, citādi rēķinu nebūs iespējams nosūtīt. Kā-pievienot-rediģēt-sava-uzņēmuma-IBAN

Pēc tam šo IBAN norādi izejošo rēķinu iestatījumos Kā-norādīt-IBAN-us-izejošajos-rēķinos un, ja vēlies, šajā sadaļā vari iestatīt automātisko rēķinu numerāciju un pielāgot citus iestatījumus.

Saglabā klientu

Saglabā klientu, kam vēlies nosūtīt e-rēķinu:
Dodies uz sadaļu Klienti un Piegādātāji >>> Klienti>>>+Pievienot
Meklē klientu pēc nosaukuma vai reģistrācijas numura, vai visus datus ievadi manuāli.
Pirms saglabāšanas pārliecinies, vai nosaukums, reģistrācijas nr. PVN numurs un adrese (iela, pilsēta, pasta indekss) aizpildīti pareizi.
Spied Saglabāt un sistēma pēc reģistrācijas numura pārbaudīs, vai šis klients ir reģistrēts kādā no e-rēķinu tīkliem un par to brīdinās, ļaujot Pārrakstīt kanālu. Ja tiek atrasts vairāk kā viens e-rēķinu kanāls, piemēram, e-rēķins un OpenPeppol, izvēlies e-rēķins, ja klients ir Latvijas vai Igaunijas uzņēmums. Toties, ja tas ir ārvalstu klients, kurš lūdzis rēķinu sūtīt Peppol tīklā, izvēlies OpenPeppol un Pārrakstīt kanālu.

Ja klients lūdzis sūtīt e-rēķinus, bet tas neuzrādās ne kā e-rēķina, ne kā OpenPeppol saņēmējs, sazinies ar mūsu atbalsta komandu rakstot uz help@banqup.lv

Izveido rēķinu

• Ja vēlies sūtīt e-rēķinu, tad rekomendējam rēķinu veidot Banqup, tādējādi uzreiz ievadot visus datus, kas nepieciešami strukturēta rēķina izveidei. Kā-izveidot-izejošo-rēķinu
• Ja Tev ir izveidots e-rēķina xml fails citā programmā un Banqup portālu izmanto tikai e-rēķina nosūtīšanai, tad vari šo failu augšupielādēt un nosūtīt. Tikai atceries, ka xml failam jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai.
• Ja tomēr izvēlies rēķinu augšupielādēt PDF formātā, Tu esi atbildīgs, no kādiem datiem izveidosies e-rēķins, tādēļ pirms nosūtīšanas rūpīgi aizpildi/pārbaudi visus rēķina datu laukus. Datu atpazīšana no PDF dokumentam būs atkarīgā no izvēlētā abonementa OCR-kas-tas-ir. Bet neatkarīgi no abonementa, lietotājam pašam manuāli būs jāizveido rēķina rindas, jo Banqup tās no PDF faila neatpazīst.

Biežāk pieļautās kļūdas e-rēķina veidošanā.

• Tiek augšupielādēts jau gatavs PDF rēķins, bet pirms nosūtīšanas
  • nav sagaidīta rēķina datu atpazīšana
  • lietotājs pirms nosūtīšanas nav pārbaudījis datu pareizību
  • lietotājs nav izveidojis rēķina rindas
• E-rēķinam tiek pievienoti pārāk daudz vai pārāk lieli pielikumi. Tu vari pievienot papildus pielikumus PDF formātā, bet nedrīkst pievienot vairāk kā 9 atsevišķus failus, un kopējais pievienoto failu izmērs nedrīkst pārsniegt 5 MB. Bet atceries, ka arī rēķina saņēmēja programmai var būt savi ierobežojumi attiecībā uz failu izmēru, tādēļ iesakām izvairīties no liela izmēra pielikumu sūtīšanas kopā ar e-rēķinu.
  
• E-rēķinu pielikumā tiek pievienoti dažāda formāta faili. Atceries, ka nav atļauts sūtīt excel, edoc, zip... formātu, atļautie formāti ir  .csv, .pdf, .png, .jpeg
• Ja klienta kartiņā būs ielikta atzīme par tiešo arhivēšanu, tas paredz, ka rēķins pēc izveidošanas netiks piegādāts klientam, bet gan pa tiešo Arhivēts.
• Ja klienta kartiņā PNV numurā būs norādīti mazie burti - lv, e-rēķinu nosūtīt neizdosies. PVN numurs jānorāda ar lielajiem burtiem -  LV
• Tiek augšupielādēts PDF, kura faila nosaukums ir pārāk garš. Atceries - Faila nosaukumā nedrīkst būt vairāk kā 90 rakstzīmēm
• E-rēķinā tiek norādīta negatīva cena. E-rēķinu standartā negatīva cena nav atļauta, ja vēlies veidot korekcijas rindu, tad izvēlies likt mīnus zīmi pie daudzuma:
  

Nosūti

Kad rēķina uzmetums ir izveidots, vari to atvērt, vēlreiz pārliecināties, vai nosūtīšanas kanāls ir e-rēķins, un spied Nosūtīt

Ja veidoji rēķinu platformā, tad nākamreiz Tu vari nevis veidot rēķinu no nulles, bet klonēt jau nosūtīto rēķinu, pēc nepieciešamības to pielabojot. Kā-klonēt-rēķinu

E-rēķina statuss pēc nosūtīšanas

Ja rēķins ir veiksmīgi piegādāts e-rēķinu tīklam, tad pēc dažām minūtēm rēķina statuss nomainās uz kādu no krāsainajām ikonām, kas informē par apmaksas termiņu:

Parasti rēķins e-rēķinu tīklā tiek nodots 5-15 minūšu laikā no tā nosūtīšanas brīža, bet mēneša sākumā, kad rēķinu plūsma ir ievērojami lielāka, tas var aizņemt līdz pat 1-2 stundām.

Uzmanību! Ja nosūtītajam rēķinam pie statusa parādās sarkana ikona ar ziņu, ka Piegāde neizdevās vai rēķins arī pēc 3-4 stundām joprojām ir ar pelēku ikonu "iesprūdis" statusā Nosūtīts, tad rēķinā ir kļūda un, visticamāk, nav ievērots kāds no nosacījumiem, kas minēts biežāk pieļauto kļūdu sarakstā. Kļūda jānovērš, veidojot jaunu rēķinu, un rēķins jāsūta vēlreiz. Tomēr, ja iemeslu kļūdai nevar atrast, raksti uz help@banqup.lv, minot sava uzņēmuma reģistrācijas numuru un rēķinu, par kuru ir jautājums.

E-rēķinu sūtīšana Rīgas valstspilsētas pašvaldībai, vai citām iestādēm, kurām ir struktūrvienības (skolas, bērnudārzi, bibliotēkas).

Ja vēlies nosūtīt e-rēķinu, iestādei, kurai ir struktūrvienības, tad kā rēķina saņēmējs jānorāda maksātājs, bet laukā Pircēja atsauce tev ir jānorāda struktūrvienības kods, uz kuru šis rēķins attiecas.

Piemēram, ja vēlies nosūtīt e-rēķinu par pakalpojumiem, ko esi sniedzis Rīgas PII "Sprīdītis", tev klienta kartiņā jāsaglabā Rīgas valstspilsētas pašvaldība 90011524360:

Un, veidojot rēķinu, laukā Pircēja atsauce jānorāda Rīgas PII "Sprīdītis" struktūrvienības kods 2102645

Katras struktūrvienības kodu var noskaidrot https://www.eriga.lv/ sadaļā Rēķinu iesniegšana >>>Iestāžu un struktūrvienību saraksts.

E-rēķinu sūtīšana OpenPeppol tīklā

Lai nosūtītu e-rēķinu OpenPeppol tīklā, ir jāievēro visi augstākminētie noteikumi, plus vēl jāaizpilda vismaz viens no 2 obligātajiem laukiem - Pirkuma Pasūtījuma numurs vai Pircēja atsauce :

Ja klients nav devis īpašas norādes, kas būtu jānorāda Pirkuma Pasūtījuma numurā vai Pircēja atsaucē, tad šajā laukā ievadi N/A.
Papildus datu sadaļā ir iespēja norādīt arī līguma numuru, kas nav obligāts lauks, bet bieži vien ir obligāta prasība tieši no klienta puses.

E-rēķinu saņemšana.

Līdz ar Banqup profila izveidošanu Tavs uzņēmums automātiski tiek piereģistrēts Unifiedpost e-rēķinu platformā kā e-rēķinu saņēmējs, un savam uzņēmumam adresētos e-rēķinus saņemsi tieši Banqup, ja vien Unifiedpost neesi norādījis citu e-rēķinu saņemšanas kanālu.
Unifiedpost ir noslēgti līgumi ar lielajiem piegādātājiem par e-rēķinu nosūtīšanu tieši uz Tavu Banqup kontu. Kā arī jebkurš cits uzņēmums, kuram ir iespēja sūtīt e-rēķinus caur Unifiedpost e-rēķinu platformu, var Tev nosūtīt e-rēķinu, ko saņemsi Banqup:

Tomēr, ja nevēlies, ka e-rēķini pa tiešo nonāk Tavā Banqup kontā, lūdzu, sazinies ar mūsu atbalsta komandu help@banqup.lv ar lūgumu slēgt e-rēķinu kanālu uz Banqup.