Dokumentu centrs: saglabā dokumentus, kas nav rēķini, un kopīgo tos ar savu grāmatvedi

Dokumentu centrs tiek izmantots, lai glabātu Tavus dokumentus, kas nav rēķini vai kredītrēķini, un, ja vēlies, vari tos kopīgot ar savu grāmatvedi.

Saturs:

• Dokumentu organizēšana
  • Apakšmapju izveide mapē No uzņēmuma grāmatvedim
• Dokumentu centra piesaistīšana manam grāmatvedim
• Dokumentu pārsūtīšana no mana uzņēmuma manam grāmatvedim
• Kur es varu atrast grāmatveža nosūtītos dokumentus?
• Paziņojumu saņemšana, kad mans grāmatvedis kopīgo jaunus dokumentus
• Es importēju dokumentu savos Ienākošajos rēķinos, nevis dokumentu centrā. Ko man darīt?

 

Dokumentu centrs sastāv no divām daļām:

• Vietējās datnes
  • Mani dokumenti
    Šeit augšupielādētie faili tiek glabāti Tavā Banqup kontā, un tiem vari piekļūt no jebkuras vietas. Tie netiek kopīgoti ar grāmatvedi.
• Koplietots ar grāmatvedi
  Šī mape ir kopīgota ar Tavu grāmatvedi. Visi dokumenti šajā mapē ir pieejami Tev un Tavam grāmatvedim.
  Tajā ir divas apakšmapes:
  • Grāmatvedis uzņēmumam Dokumenti, kurus grāmatvedis nosūtījis Tev.
  • No uzņēmuma grāmatvedim Dokumenti, kurus Tu esi nosūtījis grāmatvedim.

 

Dokumentu organizēšana

Lai sakārtotu dokumentus un vēlāk tos varētu viegli atrast, Tu vari izveidot mapes, noklikšķinot uz pogas Izveidot jaunu mapi.

Izveidotās mapes parādās mapē Mani dokumenti.

Kad mapes izveidotas, tajās varēsi kārtot dokumentus.

No Datu lapas (noklikšķini uz jebkura dokumenta, lai atvērtu tā datu lapu) saviem dokumentiem vari pievienot birkas (tagus). Šīs birkas vēlāk palīdzēs atrast nepieciešamos dokumentus.

Padoms: ar peles labo pogu noklikšķinot uz dokumenta, tiek atvērta izvēlne, kura ļauj pārdēvēt dokumentu, kopīgot to ar savu grāmatvedi, pārvietot to pie grāmatveža, mapei pievienot noteikumus vai to izdzēst.

 

Apakšmapju izveide mapē No uzņēmuma grāmatvedim

Tev ir iespēja mapei izveidot nosacījumu, lai visi šajā mapē importētie dokumenti tiktu pārsūtīti Tavam grāmatvedim.

To var izmantot, lai mapē No uzņēmuma grāmatvedim izveidotu detalizētu skatījumu.

Kad šai mapei tiek pievienots nosacījums Kopēt saturu uz -> No uzņēmuma grāmatvedim , tiklīdz šajā mapē tiek importēts jauns dokuments, mapē No uzņēmuma grāmatvedim uzreiz tiek izveidota apakšmape ar identisku nosaukumu.

Piezīme. Šīs mapes dzēšana no vietējiem failiem neietekmēs mapi, kas kopīgota ar grāmatvedi. Tu vari izdzēst kopīgotajā mapē esošos dokumentus, bet ne pašu mapi.

Dokumentu centra piesaistīšana manam grāmatvedim

Ja saite starp Tavu Banqup kontu un grāmatvedi vēl nav izveidota, seko ekrānā redzamajiem norādījumiem. Pastāv divi iespējamie scenāriji:

1. Grāmatvedības lietotne vēl nav aktivizēta starp Tevi un grāmatvedi, Tev nepieciešams to aktivizēt.
   
   
2. Grāmatvedības lietotne ir aktivizēta, taču Tavs grāmatvedis neizmanto Banqup Files, lai saņemtu Tavus failus. Tev jānoklikšķina uz Savienot un jāievada sava grāmatveža vārds un PVN maksātāja numurs. Grāmatvedis saņems uzaicinājumu izveidot savienojumu starp viņu un Tavu Banqup kontu, kas ļaus kopīgot dokumentus.

 

 

 Dokumentu pārsūtīšana no mana uzņēmuma manam grāmatvedim

• Jebkuru dokumentu Tu vari augšupielādēt tieši kopīgotajā mapē No uzņēmuma grāmatvedim.
  Piezīme. Ieteicams kopiju saglabāt Vietējās datnes mapē Mani dokumenti, jo, grāmatvedim izdzēšot failu no kopīgotās mapes, tas tiek izdzēsts arī Tev.
  
  
  
• Ja dokuments atrodas mapē Mani dokumenti, to var ļoti vienkārši kopīgot ar grāmatvedi:

1. Atlasi dokumentu
2. Noklikšķini uz Kopēt grāmatvedim, lai nosūtītu failu savam grāmatvedim, vienlaikus saglabājot kopiju vietējā mapē.

Šo pogu var atrast arī jebkura dokumenta datu lapā.

 

Jebkurš dokuments, kura kopija nosūtīta grāmatvedim, parādās mapē No uzņēmuma grāmatvedim.

Dokumenti, kas ir kopīgoti ar Tavu grāmatvedi, slejā Grāmatvedis tiek atzīmēti kā koplietots.

 

 

Kur es varu atrast grāmatveža nosūtītos dokumentus?

Tava grāmatveža nosūtītie dokumenti parādīsies mapē Grāmatvedis uzņēmumam.

 

Lai saglabātu grāmatveža nosūtīta dokumenta kopiju, atlasi dokumentu(-s), pēc tam noklikšķini uz Kopēt uz Maniem dokumentiem. Tu un Tavs grāmatvedis varat piekļūt failam(iem). Ja Tavs grāmatvedis izdzēš dokumentu(-s), Tu joprojām vari tam/tiem piekļūt sadaļā Mani dokumenti.

 

Saņemt paziņojumu, kad mans grāmatvedis kopīgo jaunus dokumentus

Vai vēlies e-pastā saņemt paziņojumu, kad grāmatvedis dokumentu centrā kopīgo jaunus dokumentus?

Atver sadaļu Iestatījumi > Paziņojumi > Dokumentu centra paziņojumi > izvēlies, kurš un cik bieži (katru dienu vai reizi mēnesī) saņems šos paziņojumus.

 

Es importēju dokumentu savos Ienākošajos rēķinos, nevis dokumentu centrā. Kā to labot?

Ja kļūdas dēļ augšupielādēji dokumentu nepareizajā vietā, vari to pārvietot uz Dokumentu centru:

• Atlasi dokumentu (-us) no saviem Ienākošajiem rēķiniem

1. Noklikšķini uz Pārvietot uz Maniem dokumentiem (pārvieto failu (-us) uz Vietējo datni)
2. Pārvietot grāmatvedim (fails (-i) tiek pārvietots (-i) uz kopīgoto mapi)
   
   

Piezīme: lai to izdarītu, lietotājam ir jābūt iespējotai lomai Pievienot un dzēst dokumentus (Nr. 25 šajā rakstā).