Prihvaćanje ili odbijanje primljenih računa

Banqup Vam omogućuje uvoz i primanje računa izravno na Vaš Banqup račun. To ne znači da sve što uđe na Vaš Banqup račun mora nužno biti uvezeno i proslijeđeno Vašem računovođi.

Možete zadržati kontrolu nad onim što dolazi na Vaš korisnički račun i odlučiti koji su računi ispravni, a koji ne prije nego što ih proslijedite svom računovođi.
 

Sadržaj:

• Kako automatski prihvatiti račun
• Kako prihvatiti ili odbiti dokument ručno
  • Prihvaćanje jednog ili više računa istovremeno
  • Prihvaćanje jednog računa sa stranice sa njegovih detaljima
• Kako odbiti račun
• Kako vratiti račun koji je odbijen

Bez obzira kako je račun stigao na vaš Banqup račun, nakon prolaska kroz uslugu optičkog prepoznavanja podataka (OCR), svaki se račun pojavljuje u izborniku Primljeni računi u statusu 'Za prihvaćanje'.

Kako automatski prihvatiti račun

Možete definirati kako se račun prihvaća prije nego što ga proslijedite svom računovođi.
Učinite sljedeće:

• Uđite u Postavke
• Ulazni
  
  
• Pod postavkom Prihvati, odaberite na koji način će primljeni računi biti prihvaćeni
  
  
  • Ručno: svaki dokument mora biti ručno odobren od strane korisnika
  • Pouzdani: računi koji dolaze od strane pouzdanih dobavljača (označeno u podatcima o dobavljaču) će biti automatski prihvaćeni
  • Automatski: svi uvezeni dokumenti će biti automatski prihvaćeni
    
    Napomena: ovdje također možete uključiti identifikaciju duplikata, blokirati njihovo arhiviranje i automatski prihvaćati dokumente s adresa e-pošte s popisa dopuštenih adresa. Da biste adrese e-pošte postavili na popis dopuštenih (whitelist), upišite ih u polje i odvojite svaku adresu e-pošte zarezom.

Kako prihvatiti ili odbiti dokument ručno

Za prihvatiti ili odbiti dokument ručno sa izbornika izaberite stavku Primljeni računi.

Tu imate dvije opcije:

• Prihvaćanje jednog ili više računa istovremeno

  Kada otvorite listu primljenih računa, sve što trebate učiniti da biste ih prihvatiti je označiti polje pokraj računa (kako je prikazano na slici ispod) te zatim kliknuti na gumb Prihvati.

• Prihvaćanje jednog računa sa stranice sa njegovih detaljima

  Sa liste primljenih računa (u tijeku), odaberite račun koji želite prihvatiti. Kada se otvore detalji odabranog računa prikazati će Vam se opcije prihvata ili odbijanja računa.
  
  

Porukom će te dobiti potvrdu da ste prihvatili račun, a isto tako pojaviti će se poruka ukoliko dođe do greške.

Nakon prihvaćanja, status računa se mijenja iz "Za prihvaćanje" u status koji pokazuje koliko vremena do dospijeća računa. Račun se arhivira čim ga prihvatite.

Upozorenje! Prihvaćanje računa neće biti moguće osim ako prethodno nisu ispunjeni svi metapodaci. Ukoliko neki podaci nedostaju, popunite ih ručno.

Kako odbiti račun

Prilikom odbijanja računa otvara se prozor u kojemu ćete moći unijeti razlog odbijanja tog računa (opcionalno).

Napomena: za dokumente primljene e-poštom pojavljuju se 2 potvrdna polja:

• da obavijestite dobavljača putem e-pošte da ste odbili račun i zašto.
  
• staviti ovu adresu e-pošte na crnu listu i spriječiti slanje bilo kojeg drugog računa na Vaš Banqup račun. Sve što je poslano s adrese e-pošte koja je na crnoj listi ići će ravno u koš za smeće.

Važno: prihvaćajte samo račune koje su legitimne jer se nakon prihvaćanja račun automatski prosljeđuje vašem računovođi i nećete moći poništiti ovu radnju.

Kako vratiti račun koji je odbijen

Ako ste greškom odbili račun, možete ga vratiti iz odbijenih računa klikom na gumb vrati.
 
Nakon vraćanja, račun će se ponovno pojaviti na kartici U tijeku.