Créer vos factures dans Banqup peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous éviter bien des tracas. Avant de vous lancer dans la création d'une facture, nous allons vous montrer comment configurer correctement vos préférences.
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Table des matières:
1. Configuration de vos préférences
Allez dans vos paramètres > Factures de ventes
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Commentaire par défaut (facultatif): ajoutez un commentaire qui figurera par défaut sur toutes les factures. Par exemple, des informations sur vos heures d'ouverture, vos offres actuelles, vos fermetures pendant les vacances, etc.
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Numérotation automatique: activez cette option pour générer automatiquement un numéro de facture (vous choisirez le format à l'étape 3). Désactivez-la pour numéroter vos factures manuellement.
- Si vous avez activez la numérotation automatique, choisissez:
- Le nom de la séquence de numérotation.
- Le type de document sur lequel le nom s'applique (facture ou note de crédit).
- Les dates de début et de fin - très utile si vous utilisez une séquence de numérotation annuelle. Cela permettra d'éviter que la séquence continue une fois l'année dépassée.
- La prochaine valeur. Si vous avez déjà émis d'autres factures au préalable, vous pouvez indiquer au système de commencer à une certaine valeur.
Exaemple: Votre nom de séquence est 2022, la prochaine valeur peut être 2022-001. La numérotation automatique indiquera 2022-001 sur votre première facture, puis 2022-002, 2022-003, etc.
- Si vous avez activez la numérotation automatique, choisissez:
- Ajouter un nouveau modèle de séquence de numérotation: une nouvelle ligne pour ajouter une séquence de numérotation va apparaitre.
- Si vous avez plusieurs numérotations pour un même type de document, choisissez la séquence de numérotation à utiliser par défaut.
Vous pourrez toujours modifier la séquence à utiliser pour une facture lors de sa création.
- Téléchargez votre document de conditions générales ici et il sera joint à toutes vos factures sortantes créées sur Banqup.
- Choisissez les informations supplémentaires à afficher dans le pied de page de vos factures :
- Adresse email de l'entreprise
- Numéro de téléphone de l'entreprise
- Site web de l'entreprise
- Information additionnelle (texte libre)
- RIBs)
Astuce: pour ajouter ou modifier votre/vos RIB(s), allez dans vos Paramètres > Informations de l'entreprise.
- Choisissez ce qui doit être affiché comme référence de paiement:
- N° facture
- Mention libre
Importer vos clients dans Banqup
Si vous ne l'avez pas encore fait, c'est le bon moment. Même si cette étape est facultative, elle vous fera gagner beaucoup de temps par la suite.
>> Cliquez ici pour lire comment importer vos clients
Créer une nouvelle facture
- Allez dans vos Factures de vente
- Cliquez sur Créer une facture de vente
Dans l'outil de création de facture, remplissez les informations légales d'une facture:
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Devise:
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Type de document: facture ou avoir.
Remarque: si vous sélectionnez l'avoir, trois nouveaux champs apparaîtront pour relier la facture avoir à la facture originale : le numéro de la facture originale, la date de la facture originale et l'intérêts moratoires
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Date du document : la date d'échéance est fixée automatiquement, conformément à vos préférences d'échéances (Paramètres > Factures de vente > Echéance par défaut).
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Numéro du document : généré automatiquement si vous avez activé la numérotation automatique des factures de vente (voir point 2).
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Votre client: choisissez à quel client vous voulez envoyer la facture. L'importation de vos clients à l'étape précédente vous permet de gagner du temps ici.
Si le client n'a pas encore été importé, cliquez sur + Ajouter à la liste des clients et remplissez les informations relatives à votre nouveau client.
Remarque: vous pouvez fournir des détails supplémentaires à vos factures, comme le numéro de commande, la référence client, la référence fournisseur et le numéro de contrat.
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Produit ou service: ajouter vos produits ou services à la facture.
- Service/produit : nom de votre produit/service.
- Description : description de votre produit.
- Quantité : heures, quantité ou unité de mesure de votre produit
- Unité : unité dans laquelle se trouve votre produit/service (pièce, gramme, kg, mètre, heure, jour, mois, etc.).
- Tarif/prix : le tarif ou le prix d'une seule unité de votre produit.
- % de remise (facultatif) : saisissez le % de la remise offerte. Le montant total sera calculé automatiquement.
- TVA : taux de TVA applicable à votre produit/service.
Astuce:
- Vous pouvez créer un catalogue de produit duquel il vous sera possible d'importer des produits directement dans votre facture via le bouton Importer depuis le catalogue.
- Ajoutez un produit à votre catalogue de produits directement depuis l'outil de création de factures en cliquant sur le signe plus en fin de ligne.
- Dupliquez une ligne de facture en cliquant sur le bouton dupliquer:
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Détails bancaires: Vous y trouverez le nom de votre entreprise, son RIB (si complété au préalable) et la référence du paiement.
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Commentaires. Vous pouvez ajouter un commentaire à chaque facture individuellement ou configurer un commentaire standard qui apparaît sur toutes les factures (comme vu précédemment dans cet article).
- Annexes: Si le document nécessite des pièces jointes, vous pouvez les déposer par glisser-déposer ou en cliquant pour ouvrir l'explorateur de fichiers de votre ordinateur.
- Sauvegarder.
Envoyer une facture à un client
Une fois qu'une facture a été sauvegardée, vous atterrissez dans le menu Factures de vente. À partir de là, il vous suffit de sélectionner la ou les factures que vous souhaitez envoyer et de cliquer sur Envoyer.
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