Accepter ou refuser des factures dans Banqup

Banqup vous permet de recevoir vos factures directement dans votre compte mais cela ne veut pas dire pour autant que vous êtes sujet à recevoir tout et n’importe quoi.

Vous pouvez décider de contrôler ce que vous recevez et vous pouvez alors décider quelles factures sont légitimes ou pas avant qu’elles ne soient envoyées à la comptabilité.

Table des matières:

• Définir comment une facture est acceptée par défaut
• Accepter ou refuser un document manuellement
  • Comment accepter plusieurs factures à la fois ?
  • Comment accepter une seule facture depuis les détails de cette dernière ?
• Refuser une facture
• Récupérer une facture refusée

Peu importe le canal par lequel une facture d'achat est arrivée dans votre Banqup, une fois passée par la reconnaissance automatique (OCR), elle apparaît dans le module Factures d'achat avec le statut "A accepter".

Définir comment une facture est acceptée par défaut

Avant qu’un document ne soit envoyé à la comptabilité, vous pouvez décider de la manière dont il sera accepté avant d’aller vers l’étape suivante.

• Rendez-vous dans Paramètres
• Factures d'achats

• Approuver la réception: c’est là que vous pouvez choisir votre façon de travailler.

• Choisissez entre:
  • Manuellement: vous approuvez chaque document manuellement
  • Excepté fournisseurs de confiance: les fournisseurs que vous marquez “de confiance” (dans le dossier du fournisseur) seront acceptés automatiquement, les autres devront être acceptés manuellement
  • Automatiquement: toutes les factures entrantes seront acceptées automatiquement

Pour approuver des adresses emails, ajoutez-les dans le cadre.

Accepter ou refuser un document manuellement

Pour accepter ou refuser un document manuellement, allez d’abord dans le module factures d’achat.

 Vous avez ensuite 2 solutions:

• Accepter plusieurs factures à la fois

  Lorsque vous vous rendez dans votre liste de factures d'achat, il vous suffit de sélectionner les documents que vous souhaitez accepter (en cochant la petite case en bout de ligne à gauche) et d'ensuite cliquer sur le bouton Accepter.

• Accepter une seule facture à la fois depuis les détails de celle-ci

  Cliquez ensuite sur la facture que vous souhaitez accepter, une fois à l’intérieur vous avez les boutons “Refuser” et “Accepter” au dessus des informations de la facture.

Vous recevez un message confirmant que vos documents ont été acceptés. Vous serez également informé dans le cas d'une erreur.

Une fois acceptée, le statut de la facture passe de “À accepter” en un statut indiquant où en est la facture par rapport à sa date d’échéance (ex: >30 jours,...). La facture est également archivée dès que vous l’aurez acceptée.

Attention! Il est possible que l'acceptation ne puisse pas être effectuée si toutes les informations (métadonnées) n’ont pas été complétées sur la facture.

Refuser une facture

Si vous refusez une facture, une boîte apparaîtra afin que vous puissiez indiquer la raison du refus.

Note: Pour les documents reçus par e-mail:

• vous pouvez choisir d'informer le fournisseur lorsque vous refusez un document. L'expéditeur recevra un courriel expliquant la raison du refus.
• vous pouvez mettre en liste noire l'adresse e-mail du fournisseur. Chaque nouveau document reçu via cet e-mail fournisseur est immédiatement envoyé à la corbeille.

Important: n’acceptez une facture que lorsque vous êtes certain(e) qu’elle est légitime et qu’elle doit bel et bien partir vers la comptabilité. Une fois qu’une facture est acceptée, vous ne pouvez plus faire marche arrière.

Comment récupérer une facture refusée

Par contre, si vous avez refusé une facture par erreur, vous pourrez la récupérer en vous dirigeant sur l’onglet Corbeille et en cliquant sur Récupérer.

Une facture récupérée se trouvera à nouveau dans l’onglet À Traiter.