Comment envoyer des factures via Open Peppol avec Banqup ?

Vous devez envoyer des factures à vos clients via Open Peppol avec Banqup ? Voici les étapes à suivre :

 

Tables des matières:

1.Vérifiez que dans les paramètres de l'entreprise, un numéro IBAN et un BIC soient bien enregistrés.

2.Enregistrez vos clients à l'avance dans le répertoire Clients & Fournisseurs.

3.Créez/importez vos factures sur Banqup pour les envoyer via Open Peppol.

4.Historique des documents.

 

 

1. Vérifiez que dans les paramètres de l'entreprise, un numéro IBAN et un BIC soient bien enregistrés:

Allez dans les paramètres:

Ensuite, cliquez sur " informations de l'entreprise " :

Là, vous pouvez insérer le numéro IBAN et un BIC de votre entreprise :

Sauvegardez:

 

 

2. Enregistrez vos clients à l'avance dans le répertoire Clients & Fournisseurs:

Rendez-vous dans l'onglet " Clients & Fournisseurs " qui se trouve dans votre menu à gauche :

Ensuite, sélectionnez "clients" et cliquez sur " +Ajouter " 

Remplissez la fiche de votre client avec les informations obligatoires ( nom du client, adresse email, adresse postale, et numéro de TVA ( le LU doit être en majuscule) ou  numéro de matricule ( numéro à 11 chiffres) 

Note: vous pouvez retrouver toutes ces informations dans le répertoire Open Peppol : https://directory.peppol.eu/public

Attention : Si vous devez insérer le numéro de matricule au lieu du numéro de TVA dans la fiche de votre client, celui-ci devra être indiqué dans la case TVA.

 

Une fois que la fiche de votre client est bien complétée, n'oubliez pas de la sauvegarder.

Lorsque vous sauvegardez la fiche, Banqup détecte si le client est inscrit sur Open Peppol. Si c'est bien le cas, un pop-up apparaîtra : 

vous devrez alors cliquer sur "Remplacer le canal".

Le canal par défaut se mettra  automatiquement en "Open Peppol" dans la fiche de votre client.

 

Note: si le canal Open Peppol a disparu soudainement de votre fiche client, retournez dans la fiche du client dans le répertoire "Clients & Fournisseurs", cliquez sur la fiche concernée et ensuite sur "enregistrer" , le canal Open Peppol  vous sera à nouveau proposé.

 

3. Créez/importez/envoyez la facture.

Avant d'envoyer votre facture via Open Peppol, vous devez :

Soit la créer depuis Banqup => voir article 

Soit l'importer en format PDF ou XML => voir article

Ou bien, paramétrer votre logiciel de facturation afin que l'importation de vos factures se fasse directement dans votre compte:

( XML ou PDF)

=> Paramètres -> ventes -> Email :

 

Une fois que votre facture est dans Banqup en statut "brouillon",  l'OCR va détecter le nom de votre client grâce au PDF et le canal Open Peppol sera automatiquement ajouté.

Attention:  Le nom de votre client qui figure sur votre facture doit être identique à celui indiqué dans sa fiche client dans le répertoire Banqup ( sinon l'OCR créera une nouvelle fiche client dans Banqup et le canal Open Peppol ne sera pas détecté)

 

Vérifiez que les données indiquées dans les champs soient correctes ( si vous avez importé un pdf, attendez que l'OCR ait extrait les informations du PDF ou remplissez les champs manuellement pour aller plus vite). 

Plus bas, vous trouverez 4 des champs destinés à Open Peppol. Les deux premiers champs sont obligatoires. Si ceux-ci ne sont pas remplis, la facture sera en échec de livraison.

 

Ensuite, cliquez sur "Envoyer" .

Le statut va alors changer en " en cours de livraison" et après quelques minutes seulement,  le délai de paiement sera mis à jour.

 

4.Vous pouvez vérifier l'historique du document :

Cliquez sur la facture que vous venez d'envoyer et ensuite, sur "historique" 

 

Une fois que votre facture est envoyée, il ne vous reste plus qu'à indiquer quand elle est payée ( ou non payée) et elle se retrouvera par la suite dans l'onglet archive.( avec les commentaires et les pièces jointes compris).

 

 

 

Note:

Si une facture reste plus d'un jour en statut " en cours de livraison" veuillez contacter support@banqup.lu.