Automatiser la création de fournisseurs par l'OCR

Nous recommandons à tout nouvel utilisateur de Banqup d'importer ses fournisseurs. Pour les nouveaux fournisseurs qui n'avaient pas été importés par avance, vous pouvez les faire créer automatiquement grâce à l'OCR.

Tout ce que vous avez à faire pour cela, c'est activer la création automatique des fournisseurs dans votre compte:

• Rendez-vous dans vos Paramètres
• Ensuite, allez sur Automatisation.
  
   
• Réglez Création automatique des fournisseurs et Numérotation automatique de vos fournisseurs sur "ON", et choisissez une valeur de départ.
  

Vos fournisseurs sont ensuite créés et numérotés automatiquement selon le modèle que vous avez choisi.

Si un fournisseur existe déjà dans votre liste, la facture est automatiquement liée à ce fournisseur sur la base de son numéro de TVA/BCE/IBAN (à condition qu'un de ceux-ci soit renseigné dans la fiche fournisseur). 

Note: vous pouvez également autoriser l'association d'un fournisseur sur base de son nom ou adresse email (si les informations ci-dessus ne sont pas disponibles).

Si votre fournisseur n'existe pas encore et que vous n'avez pas activé les paramètres de création automatique, vous devrez créer le fournisseur.

Que se passe-t-il lorsque l'auto-création de fournisseurs est désactivée ?

Lors de la réception d'une facture d'un nouveau fournisseur, son nom sera extrait par l'OCR et il apparaîtra dans le menu déroulant suivi de "(nouveau fournisseur)".

Avant de pouvoir accepter le document, vous devez d'abord créer le nouveau fournisseur. Pour ce faire, cliquez sur + Ajouter à la liste des fournisseurs.

La fiche du client apparaît, à partir de laquelle vous pouvez ajouter les informations du nouveau fournisseur.

Seuls trois champs sont obligatoires : le numéro TVA du fournisseur, son nom et son pays.

Cliquez sur le bouton Enregistrer et votre nouveau fournisseur sera créé.