Müügiarve koostamine

Sisukord:

• Oma eelistuste seadistamine
• Oma klientide importimine Banqup'i
• Uue arve loomine
• Arve saatmine kliendile

 

Ikka lood oma müügiarved arvutustabelis, tekstitöötlusprogrammis Word, või mõnes muus lahenduses, millele kulub rohkem kui üks minut arve kohta?

Banqup teeb sinu elu kergemaks säästes aega - arve koostamisele ja saatmisele kulub vähem kui 60 sekundit. 

 

Oma eelistuste seadistamine

Mine Seaded > Müügiarved

 

• Lülita sisse Koosta arveid Banqupis ja tee seadistused vastavalt oma eelistustele:

1. Vaikimisi kommentaar arvetel(valikuline): lisa soovi korral tekst, mida soovid kuvada kõikidel väljaminevatel müügiarvetel. Näiteks teave ettevõtte lahtiolekuaegade, pakkumiste, pühade sulgemise jms kohta.
2. Automaatne nummerdamine: sees - nii ei pea sa iga kord käsitsi arvele numbrit lisama.                  Kui siiski soovid käsitsi nummerdada, lülita automaatne nummerdamine välja. 

• Kui aktiveerisid automaatse nummerdamise:

1.  Nummerdamisjärjestuse nimi.
2.  Dokumendi tüüp, millele see tuleb rakendada (arve või kreeditarve).
3. Algus- ja lõppkuupäevad – asjakohased, kui kasutad igal aastal uut nummerdamisjärjestust. See takistab automaatse nummerdamise jätkumist pärast lõppkuupäeva.
4. Järgmine väärtus. Uue nummerdamisvormingu lisamisel kirjuta juurde esimene väärtus. Automaatne nummerdamine võtab selle sealt üles. Näide: järjestuse nimi on 2022, järgmine väärtus võib olla 2022-001. Automaatne nummerdamine kasutab esimesel arvel numbrit 2022-001, seejärel 2022-002, 2022-003 jne.

     3. Lisa uus või kohanda mõnda olemasolevat automaatse nummerdamise skeemi.

     4. Vali, millist nummerdamisjärjestust vaikimisi kasutada. Saad siiski muuta, millist järjestust arve jaoks        kasutada, selle loomise ajal.

     5. Soovi korral saad iga Banqupis koostatud müügiarvega kaasa panna kasutustingimuste faili -   lihtsalt laadi see PDF-kujul seadete all üles.

    6.  Vali, millist infot arve jaluses võiks kuvada:

• • meiliaadress;
  • telefoninumber;
  • veebileht;
  • lisainfo (kuni 256 tähemärki), mille saad ise sisestada;
  • IBAN (vali, millised IBANid arvetel kuvada - IBANeid saad sisestada ja muuta Seaded > Ettevõtte info lehel.

7. Vaikimisi on määratud makse viitenumber. Arve koostamise juures saad vajadusel lisada viitenumbri. 

 

 

Klientide importimine Banqup'i

Kui sa pole seda veel teinud, siis praegu on hea aeg. Kuigi see samm on vabatahtlik, säästab see palju aega.

>> Vajuta siia, et lugeda, kuidas importida oma kliente

 

Uue arve koostamine

• Mine lehele Müügiarved
• Seejärel klõpsa paremal nupule Loo uus arve

 

Klõpsa Loo uus arve.

Käsitsi arve koostamise vormis tuleb täita mõned infoväljad:

• Arve valuuta:
  
  
  
• Dokumendi tüüp: deebet- või kreeditarve.
  NB! Kreeditarve koostamisel lisa ka alusarve number
• Vaata juhendit siit 
  
  
• Dokumendi kuupäev. Arve kuupäev on vaikimisi arve koostamise kuupäev, kuid seda saab käsitsi muuta. Arve tähtaeg arvutatakse aga automaatselt, vastavalt valikule Vaikimisi määratud arve tähtaeg sektsioonis (Seaded > Väljaminevate arvete seaded > Töövoo sammud > Vaikimisi määratud arve tähtaeg), ning ka tähtaega saab käsitsi muuta. Kuupäeva muutmiseks klõpsa kalendri ikoonile ja vali soovitud kuupäev kalendrist või lihtsalt trüki olemasoleva kuupäeva asemele.
  
  
• Dokumendi number. Genereeritakse automaatselt, kui müügiarvete automaatne nummerdamine on sisse lülitatud (vt eespool olevat lõiku "Eelistuste seadistamine"). Kui automaatne nummerdamine on välja lülitatud, tuleb arve number käsitsi lisada.
  
  
• Arve saaja: 
  Kui oled oma kliendid Banqupi importinud, pole vaja muud teha, kui valida õige arve saaja. Kui soovid arvet saata aga kliendile, kes ei ole veel Banqupis sinu klientide nimekirjas, klõpsa plussmärgile, otsi klient Eesti äriregistrist (siis täidetakse oluline info sinu eest automaatselt) ja salvesta.

• Kui arve saaja võtab vastu e-arveid Eesti e-arvete võrgustikus, kuvatakse arve kanaliks e-arve. Lisades kliendi täpne nimi, kuvab süsteem akna:

Klõpsa nupul Kirjuta kanal üle. Arve kanal tekib peale kliendi salvestamist.

• Samamoodi tuvastame saajad Open Peppoli võrgustikus ja Banqupi platvormil. Muidugi on võimalik saata arve PDF-arvena saaja meiliaadressile või ise arve välja printida ja paberkujul saajani toimetada.
  

Kui klient kasutab Open Peppoli võrgustikku, siis vali kanaliks Peppol  ja salvesta. 

Eestis soovitame valida arvete kanaliks e-arve.

• Ostutellimuse number:
  Kui klient on OpenPeppoli liige, on arve saatmiseks vaja lisada ka ostutellimuse number. See võib olla enda vabalt valitud numbri kombinatsioon.

• Tooted ja teenused:

  • Toode/teenus: toote või teenuse nimi (näiteks "Koolitus")
    
  • Kirjeldus: toote või teenuse veidi pikem kirjeldus (näiteks "Turundusmaterjali disain algajale - Canva.com; 28.01.2021")
  • Kogus: tunnid, kogus või toote mõõtühik.
  • Ühik: millises ühikus on toode/teenus (tükk, gramm, kg, meeter, tund, päev, kuu jne).
  • Ühiku hind: toote ühe ühiku hind.
  • Allahindluse % (valikuline): sisesta pakutava allahindluse %. Kogusumma arvutatakse automaatselt.
  • KM: käibemaksu määr vastava toote/teenuse jaoks
  • Summa (km-ga): ühiku hind, mis arvutatakse automaatselt hinna ja käibemaksu määra järgi
  • Summa (km-ta): ühiku hind ilma km-ta

 

Uue arverea lisamiseks klõpsa "Lisa uus rida" nuppu. Olemasoleva rea saab kustutada, kui klõpsata vastava rea lõpus olevale prügikasti ikoonile.

Lisa arvele tooted või teenused, mille eest oma kliendile arve esitad.

1. Eelnevalt tootekataloogi salvestatud andmed saad lisada, kui klõpsad nuppu"Impordi tootekataloogist"

2. Kui toode või teenus ei ole tottekataloogi veel salvestatud, on võimalik toodete info käsitsi otse arvel sisestada ning rea lõpus oleva plussmärgi abil kohe ka tootekataloogi salvestada:

3. Kopeeri arve rida duplikaadi nupuga:

• Pangaandmed: Siit leiad oma ettevõtte nime ja pangakontod ning saad lisada kliendile makse viitenumbri. 
• Kommentaarid: 
  Kui oled seadistanud üldise igale arvele lisatava kommentaari, näed seda siin kastis. Kommentaari saab muuta või lisada ka otse arvelt - ainult vastava arve jaoks. 
  
  
• Manused: 
  Kui soovid arvega koos teele panna ka faile, saad need lohistada impordialasse või alale klõpsates failid oma arvutist valida ja üles laadida.
•  Kaasas võivad olla failid laiendiga: pdf, png, jpeg...
  
  
• Salvestamine:
  Muudatuste tegemise järel arvel klõpsa kindlasti nuppu "Salvesta".

Arve saatmine kliendile

Kui arve on salvestatud, suunatakse sind müügiarvete nimekirja juurde. Sealt saad valida arved, mida soovid välja saata, ning klõpsata nuppu "Saada".