Kviitungite ja arvete digiteerimine

Sisukord:

• Mis on digiteerimine?
• Mis kasu on digiteerimisest?
• Kuidas see töötab?
• Jäta digiteerimine vahele
• Kui digiteerimine on tühistatud

Mis on digiteerimine?

Kui sinu ettevõtte Banqupi kontole saabub PDF-fail (nt oled selle ise üles laadinud või saadab tarnija sulle Banqupi PDF-arve), läbib see esmalt automaatselt digiteerimise (optical character recognition ehk OCR), mille käigus võetakse PDF-ilt arve olulisemad andmed ja digiteeritakse need, moodustades nii e-arve.

Andmed, mis digiteerimise käigus tuvastatakse:

• Klient
• Tarnija
• Dokumendi tüüp (deebetarve, kreeditarve, kulu)
• Arve number
• Arve kuupäev
• Arve tähtaeg
• Valuuta
• Kogusumma (ilma käibemaksuta, koos käibemaksuga)
• Käibemaksu määr
• Viitenumber
• IBAN

Digiteerimise protsess koosneb kahest osast:

1. Automaatne digiteerimine (saadaval nii tasuta kui tasulistes pakettides)
2. Digiteeritud andmete valideerimine (tasulise paketi osa). Kui inimesed kontrollivad ja vajadusel täiendavad tarkvara tööd, võimaldab see veelgi suuremat täpsust võrreldes automaatse digiteerimisega. 

Oluline teada! Mida kvaliteetsemad on sinu dokumendid, seda täpsemad on digiteerimise tulemused. Parimad tulemused saad, kui digiteeritav dokument on resolutsiooniga 300 dpi või enam.

Mis kasu on digiteerimisest?

• Leia arve sekunditega. Kui arved on digiteeritud, on võimalik arvete andmeid organiseerida ja muuta need sisu järgi leitavaks. Sisu järgi ei saaks otsida, kui arve oleks PDF-formaadis.
• Kui oled aktiveerinud ühenduse raamatupidamistarkvaraga, siis tänu sellele, et digiteerimise käigus muutub dokument masinloetavaks UBL failiks, on see loetav ja töödeldav ka raamatupidamistarkvarale. See tähendab, et arve või kviitungi andmeid ei pea käsitsi raamatupidamisprogrammi sisestama.
• Arveid Banqupi makseteenuse kaudu makstes ei pea sa samuti arve ja ülekande andmeid käsitsi sisestama.

Kuidas see töötab

Laadi PDF-formaadis arve või pildifail üles või pildista see üles Banqupi äpiga, misjärel algab automaatselt digiteerimine. Kui digiteerimine on lõppenud, näed arve küljes uut staatust, mis viitab arve tähtajani jäävale ajale.

Jäta digiteerimine vahele

Kui sa mingil põhjusel eelistad arve andmed detailvaates käsitisi lisada, saad digiteerimise ka vahele jätta. 

Kui digiteerimine on tühistatud

Kui laadisid kogemata üles faili, mis ei ole arve, või kui üles laaditud dokument on loetamatu, võib digiteerimine ebaõnnestuda. Sellisel juhul saab arve staatuse "Ootab aktsepteerimist" ning arve detailvaatest näed, et kõik või osa andmeid on puudu. Sellisel juhul lisa puuduvad andmed käsitsi.

Arve sündmuste loetelust leiad täpsema põhjuse, miks digiteerimine ebaõnnestus/tühistati.