Doc Center: dokumendikaustad

Sisukord:

• Ülevaade Doc Centerist
• Dokumentide organiseerimine
  • Alamkaustade tegemine Ettevõtte failide kausta
  • Alamkaustade tegemine Ettevõttelt raamatupidajale kausta
• Failide lisamine Doc Centerisse
• Doc Centeri ühendamine raamatupidajaga
• Dokumentide edastamine raamatupidajale
• Kus on raamatupidajalt mulle saadetud dokumendid?
• Teavitused uutest jagatud dokumentidest 
• Laadisin oma dokumendi ostuarvete alla, mitte Doc Centerisse

Ülevaade Doc Centerist

Doc Center on failihoidla dokumentidele, mis pole arved. Arved jõuavad sinu raamatupidajani automaatselt.

Doc Centerisse saad dokumente üles laadida ja arhiveerida ning jagada valitud kaustu ka oma raamatupidajaga.

Doc Center koosneb kahest osast:

• Ettevõtte failid
  • Minu dokumendid
    Siia kausta üles laaditud failidele saavad ligi kõik sinu ettevõtte Banqupi konto kasutajad. Neid faile raamatupidajale ei edastata.
• Jagatud raamatupidajaga
  Siia kausta üles laaditud failid jagatakse automaatselt raamatupidajaga. Lisaks saavad failidele ligi kõik sinu ettevõtte Banqupi konto kasutajad.
  Raamatupidajaga jagatud kaustal on kaks alamkausta:
  • Raamatupidajalt ettevõttele
    Failid, mille raamatupidaja on üles laadinud, et neid sinu ettevõtte töötajatega jagada.
  • Ettevõttest raamatupidajale
    Failid, mille sina või su kolleegid on üles laadinud, et neid raamatupidajaga jagada.

 

Dokumentide organiseerimine

Alamkaustade tegemine Ettevõtte failide kausta

Ettevõtte failide kaustas saad dokumentide paremaks organiseerimiseks teha juurde uusi alamkaustu, kui klõpsad nupul Loo uus kaust. Nupu leiad kahest kohast:

• Ettevõtte failide tabeli kohal paremal servas (alloleval ekraanipildil pt 1)
• Menüüst, mis avaneb, kui teed hiirega paremklõpsu mõne ettevõtte failide nimekirjas oleva (alam)kausta real (alloleval ekraanipildil pt 2)

Uus alamkaust tekib Minu dokumendid kausta:

 

 

Alamkaustade tegemine Ettevõttelt raamatupidajale kausta

Igale kaustale saad teha reegli, et kõik dokumendid edastatakse ka sinu raamatupidajale.

Seda võimalust saab kasutada, et tekitada alamkaustu Ettevõttelt raamatupidajale kaustas.

Kui Kopeeri sisu kausta Ettevõttelt raamatupidajale on kaustale lisatud, siis sellesse kausta faili lisamine loob automaatselt samanimelise kausta koos sama sisuga Ettevõttelt raamatupidajale kausta.

NB: Selle kausta kustutamine Ettevõtte failide kaustast ei mõjuta raamatupidajaga jagatud kausta. Saad kustutada dokumente jagatud kaustas, kuid mitte kausta ennast.

Failide lisamine Doc Centerisse

Dokumente saad Doc Centerisse lisada oma arvutist lohistades või nupu Laadi dokumendid üles abil oma arvutist valides. Sobivad failiformaadid üles laadimiseks on jpg, jpeg, png, pdf, efff ja xml. 

Üles laaditud dokumendi nimele klõpsates avaneb dokumendi detailvaade, kus:

• näed dokumendi eelvaadet, kui tegemist on pildi või pdf-iga,
• saad lisada ja muuta dokumendi tüüpi,
• hallata silte, et edaspidi dokumendi otsimist lihtsustada;
• lisada dokumendi kirjelduse, et ilma faili sisuga tutvumata oleks aru saada, millega on tegemist.
  
  

NB: Hiire paremklõps dokumendil avab menüü, kust saad dokumendi ümber nimetada, liigutada või kopeerida dokumendi raamatupidajale jagatavasse kausta, seadistada kausta reegleid või kustutada fail või kaust.

 

Doc Centeri ühendamine raamatupidajaga

Kui sinu ettevõtte Doc Center ei ole veel raamatupidajaga ühendatud, saad seda teha, järgides juhiseid ekraanil. Siin on kaks võimalust:

1. Raamatupidamisrakendus ei ole veel sinu ettevõtte jaoks aktiveeritud. Ühenduse loomiseks raamatupidajaga pead minema Rakenduste lehele ning raamatupidamisrakenduse Banqup Filesi kasutamiseks aktiveerima.
2. Raamatupidamisrakendus on aktiveeritud, kuid sinu raamatupidaja ei kasuta Banqup Filesi, et sinu ettevõtte dokumente saada. Ühenduse loomiseks klõpsa nuppu Ühenda ning lisa oma raamatupidamisteenuse pakkuja nimi ja KMKR number. Seejärel saadetakse talle kutse ühenduse loomiseks.

 

 

Dokumentide edastamine raamatupidajale

• Saadetud ja vastuvõetud arved edastab Banqup sinu raamatupidajale automaatselt.  Mõnikord tekib vajadus edastada raamatupidajale ka muid dokumente, näiteks lepinguid vms. Edastamiseks piisab sellest, kui laadid dokumendi üles kausta Ettevõttelt raamatupidajale.
• NB: Kui raamatupidaja kustutab sellest kaustast mõne faili, kustub see ka sinu jaoks. Seetõttu võib olla vajalik hoida raamatupidajaga jagatud faile lisaks veel Ettevõtte failide kaustas.
  
• Raamatupidajaga saad jagada ka neid faile, mis asuvad Minu dokumendid kaustas:

1. Märgi dokumentide loetelust jagamist vajav dokument (või ka mitu dokumenti)
2. Klõpsa Kopeeri raamatupidajale ning fail saadetakse raamatupidajaga jagatud kausta, samuti jääb see sinu ettevõtte failide kausta. 

Sama nupp on olemas ka arve detailvaates.

 

Kõik raamatupidajale kopeeritud dokumendid on Doc Centeris nähtavad kaustas Ettevõttelt raamatupidajale.

Minu dokumentide all on eelkirjeldatud viisil raamatupidajaga jagatud failid märgitud jagatuks vastavas tulbas.

Kus on raamatupidajalt mulle saadetud dokumendid?

Nagu sina saad ettevõtte poolt raamatupidajaga erinevaid dokumente jagada, saab raamatupidaja ka sinu ettevõttega faile jagada. Sellised failid leiad alamkaustast Raamatupidajalt ettevõttele.

Raamatupidaja poolt ettevõttega jagatud dokumendi detailvaates saad:

1. Kopeeri minu dokumentidesse: fail jääb alles oma esialgsesse asukohta ning lisatakse ka kausta Minu dokumendid. Fail jääb sulle ligipääsetavaks ja Minu dokumendid kausta alles ka siis, kui raamatupidaja selle jagatud kaustast kustutab.
2. Liiguta minu dokumentidesse: fail eemaldatakse raamatupidaja jagatud kaustast ja lisatakse kausta Minu dokumendid. Raamatupidaja sellele dokumendile enam ligi ei pääse.

 

Teavitused uutest jagatud dokumentidest 

Soovid saada teavituse, kui raamatupidaja on sinu ettevõttega Doc Centeri kaudu dokumente jaganud? 

Ava Seaded > Aruanded > Doc Centeri aruanne > vali, kes sinu ettevõttest saavad teavitusi, kui raamatupidaja on jaganud uusi faile, ja kui sageli teavitusi saadetakse.

 

Laadisin oma dokumendi ostuarvete alla, mitte Doc Centerisse. Kuidas ma nüüd raamatupidajaga seda jagan?

Kui laadisid dokumendi kogemata valesse kohta, saad selle liigutada Doc Centerisse:

1. Märgi fail(id) ostuarvete detailvaatest 
2. Klõpsa nupul Liiguta Doc Centerisse (liigutab failid Doc Centerisse Minu dokumendid kausta ja eemaldab ostuarvete alt)
   VÕI
3. Liiguta raamatupidajale (liigutab failid Doc Centerisse Jagatud raamatupidajaga kausta ja eemaldab ostuarvete alt)

NB: Selleks peab kasutajal olema aktiveeritud õigus Lisa ja kustuta dokumente (#23 selles artiklis).