Ostuarvete aktsepteerimine ja arvetest keeldumine

Banqupis saad ostuarveid üles laadida ja vastu võtta (nt meilitsi või Eesti e-arvete võrgustikust). See aga ei tähenda, et kõik need arved tuleb importida ja raamatupidamisse edastada.

Sisukord:

• Automaatse aktsepteerimise seadistamine
• Dokumendi käsitsi aktsepteerimine ja tagasi lükkamine
  • Ühe või mitme arve korraga aktsepteerimine nimekirja vaatest

  • Ühe arve aktsepteerimine arve detailvaatest

  • Arvest keeldumine

• Kuidas taastada arve, millest keelduti

Olenemata sellest, kuidas ostuarve sinu Banqupi kontole jõudis, leiad pärast automaatset digiteerimist (OCR) selle "Ostuarvete" lehelt staatusega "Ootab aktsepteerimist".

Automaatse aktsepteerimise seadistamine

Saad seadistada, kuidas arve enne raamatupidajale edastamist aktsepteeritakse - kas käsitsi või automaatselt:

• Mine "Seaded" lehele (selleks klõpsa hammasratta ikoonile lehe all vasakul servas) 

• Ava "Ostuarved"

• Sektsioonis "Arvete aktsepteerimine" saad määrata, kuidas ostuarveid aktsepteeritakse:
   
  
  • Käsitsi: iga dokumendi peab käsitsi aktsepteerima 
  • Usaldusväärsed tarnijad: arved tarnijatelt, kes on märgitud usaldusväärsete tarnijate nimekirja (tarnija kontaktkaardil), aktsepteeritakse automaatselt
  • Automaatne: kõik Banqupi saadetud või üles laaditud dokumendid aktsepteeritakse automaatselt
    
    NB! Selles sektsioonis saad sisse lülitada ka duplikaatide leidmise ja nende arhiveerimise, blokeerimise ning teatud meiliaadressidelt saabunud arvete automaatse aktsepteerimise. Meiliaadressi lisamiseks automaatse aktsepteerimise nimekirja, trüki aadressid komaga eraldades tekstikasti.

Dokumendi käsitsi aktsepteerimine ja tagasi lükkamine

Arve käsitsi aktsepteerimiseks või tagasi lükkamiseks ava "Ostuarvete" leht:

• Ühe või mitme arve korraga aktsepteerimine nimekirja vaatest

  Ostuarvete nimekirja vaates arvete aktsepteerimiseks tuleb märkida soovitud arved (vt nr 1 alloleval pildil) ja seejärel klõpsata tabeli kohal olevat nuppu "Aktsepteeri" (vt nr 2 alloleval pildil).

• Ühe arve aktsepteerimine arve detailvaatest

  Ava ostuarvete nimekirjast arve, mida soovid aktsepteerida. Klõpsa avanevas detailvaates arve kohal või all nuppu "Aktsepteeri".
  
  

Aktsepteerimise järel kuvatakse info kasti, samuti tuleb info juhul, kui aktsepteerimine ei õnnestunud.

Kui arve on aktsepteeritud, muutub selle staatus - "Ootab aktsepteerimist" asemel kuvatakse arve tähtajani jääva aja indikatsiooni. Arve arhiveeritakse kohe, kui see aktsepteeritakse.

Hoiatus! Arve aktsepteerimine ei ole võimalik, kui kõik andmed pole täidetud. Kui nõutud andmed on puudu, siis palun lisa need käsitsi ning seejärel saad aktsepteerimisega jätkata.

• Arvest keeldumine

Arvest saab keelduda, kui klõpsata nuppu "Keeldu" arve detailvaates. Nupp asub arve kohal ja all.

Nupu klõpsamise järel avaneb aken, kuhu tuleb sisestada arvest keeldumise põhjendus:

NB: meilitsi saabunud dokumentide puhul kuvatakse lisaks kaks märkeruutu:

• kas teavitada tarnijat meilitsi arvest keeldumisest ja selle põhjendusest;
• kas lisada saatja meiliaadress musta nimekirja ja edaspidi keelata sellelt aadressilt sinu Banqupi kontole arvete saatmine. Musta nimekirja lisatud meiliaadressidelt saabunud arved saadetakse otse prügikasti.

Tähtis: aktsepteeri ainult arved, mis on õiguspärased, sest aktsepteerimise järel edastatakse arve automaatselt raamatupidajale ja seda protsessi ei saa tühistada ega tagasi võtta.

Kuidas taastada arve, millest keelduti

Kui keeldusid arvest kogemata, saad selle taastada "Prügikasti" sakis, klõpsates nuppu taasta.

Taastatud arve ilmub uuesti ostuarvete "Töötluses" sakis.