Αποδοχή ή απόρριψη εισερχόμενων τιμολογίων

Το Banqup σας επιτρέπει να εισάγετε και να λαμβάνετε τιμολόγια απευθείας στον λογαριασμό σας. Αυτό δεν σημαίνει ότι όλα τα παραστατικά προορίζονται απαραίτητα για να εισαχθούν και να προωθηθούν στον λογιστή σας.

Μπορείτε να διατηρήσετε τον έλεγχο του τι έρχεται στο λογαριασμό σας και να αποφασίσετε ποια τιμολόγια είναι σωστά και ποια όχι πριν τα προωθήσετε στον λογιστή σας. 

Πίνακας περιεχομένων:

• Καθορισμός του τρόπου με τον οποίο αποδέχεστε ένα τιμολόγιο αυτόματα
• Πώς να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε ένα τιμολόγιο χειροκίνητα
• Πώς να αποδεχτείτε πολλαπλά τιμολόγια ταυτόχρονα
• Πώς να απορρίψετε ένα τιμολόγιο
• Πώς να επαναφέρετε ένα τιμολόγιο που απορρίφθηκε

Ανεξάρτητα από το πώς έφτασε ένα τιμολόγιο στον λογαριασμό σας στο Banqup, αφού ολοκληρωθεί η υπηρεσία αναγνώρισης δεδομένων (OCR), κάθε τιμολόγιο εμφανίζεται στο μενού Πληρωτέοι Λογαριασμοί με την κατάσταση «Να γίνει αποδεκτό».

Καθορισμός του τρόπου με τον οποίο γίνεται αποδεκτό ένα τιμολόγιο αυτόματα

Μπορείτε να ορίσετε πώς γίνεται αποδεκτό ένα τιμολόγιο πριν το προωθήσετε στον λογιστή σας.

Ως εξής:

• Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις
• Εισερχόμενα
• Αποδοχή
• Στη επιλογή Αποδοχή, ορίστε πώς θα γίνονται δεκτά τα εισερχόμενα τιμολόγια
  
  
  • Χειροκίνητο: κάθε έγγραφο πρέπει να εγκριθεί χειροκίνητα από έναν χρήστη
  • Έμπιστος: τιμολόγια που προέρχονται από προμηθευτές που έχουν επισημανθεί ως αξιόπιστοι (στις ρυθμήσεις του προμηθευτή) θα γίνονται δεκτά αυτόματα
  • Αυτόματο: όλα τα έγγραφα που εισάγονται θα εγκρίνονται αυτόματα
    
    Σημείωση: από εδώ, μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε τον έλεγχο των διπλών εγγράφων, να αποκλείσετε την αρχειοθέτησή διπλών καταχωρήσεων και να αποδεχτείτε αυτόματα έγγραφα από συγκεκριμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για τη λίστα έμπιστων ηλεκτρονικών διευθύνσεων, πληκτρολογήστε τις στο πλαίσιο και διαχωρίστε κάθε ηλεκτρονική διεύθυνση με κόμμα.

Πώς να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε ένα τιμολόγιο χειροκίνητα

Για να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε ένα τιμολόγιο χειροκίνητα, μεταβείτε στην επιλογή Πληρωτέοι Λογαριασμοί

Όπου έχετε 2 επιλογές:

• Αποδοχή ενός ή πολλαπλών τιμολογίων ταυτόχρονα

  Όταν μεταβείτε στη λίστα των πληρωτέων λογαριασμών σας, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε τα έγγραφα που θέλετε να αποδεχτείτε (επιλέγοντας το πλαίσιο όπως φαίνεται στη #1 παρακάτω εικόνα) και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Αποδοχή (όπως φαίνεται στη #2 εικόνα).

• Αποδοχή ενός μόνο τιμολογίου από τη σελίδα λεπτομερειών του

  Από τη λίστα σε εξέλιξη, κάντε κλικ στο τιμολόγιο που θέλετε να αποδεχτείτε. Μόλις μεταβείτε στη σελίδα λεπτομερειών, μπορείτε να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε το τιμολόγιο χάρη στα κουμπιά πάνω από τα δεδομένα του τιμολογίου. 

Ένα μήνυμα επιβεβαιώνει ότι τα έγγραφά σας έγιναν δεκτά και θα ειδοποιηθείτε επίσης εάν κάτι πάει στραβά.

Μόλις γίνει η αποδοχή του τιμολογίου, η κατάσταση του αλλάζει από "Να γίνει αποδεκτό" σε κατάσταση που υποδεικνύει σε πόσο καιρό λήγει. Το τιμολόγιο αρχειοθετείται μόλις το αποδεχτείτε.

Προσοχή! Η αποδοχή ενός τιμολογίου δεν θα είναι δυνατή εάν δεν έχουν συμπληρωθεί πρώτα όλα τα πεδία δεδομένων. Εάν λείπουν κάποια στοιχεία δεδομένων, συμπληρώστε τα χειροκίνητα.

Πώς να απορρίψετε ένα τιμολόγιο

Όταν απορρίψετε ένα τιμολόγιο θα εμφανιστεί ένα παράθυρο και μπορείτε να ορίσετε την αιτία απόρριψης του εγγράφου (προαιρετικά).

Σημείωση: για έγγραφα που λαμβάνονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εμφανίζονται 2 πλαίσια ελέγχου:

• για να ενημερώσετε τον προμηθευτή σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι απορρίψατε το τιμολόγιο και την αιτία απόρριψης.
• για να προσθέσετε αυτή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη μαύρη λίστα και να την αποτρέψετε από την αποστολή οποιουδήποτε άλλου τιμολογίου στον λογαριασμό σας στο Banqup. Οτιδήποτε αποστέλλεται από μια διεύθυνση ηλετρονικού ταχυδρομείου στη μαύρη λίστα θα πηγαίνει κατευθείαν στον κάδο ανακύκλωσης.

Σημαντικό: αποδέχεστε μόνο τιμολόγια που είναι σωστά, επειδή μόλις γίνουν δεκτά, ένα τιμολόγιο προωθείται αυτόματα στον λογιστή σας και δεν θα μπορείτε να αναιρέσετε αυτήν την ενέργεια.

Πώς να επαναφέρετε ένα τιμολόγιο που απορρίφθηκε

Εάν απορρίψατε ένα τιμολόγιο κατά λάθος, μπορείτε να το επαναφέρετε από την επιλογή Κάδος ανακύκλωσης κάνοντας κλικ στο κουμπί ανάκτησης.

Μόλις ανακτηθεί, το τιμολόγιο θα εμφανιστεί ξανά στην καρτέλα Σε εξέλιξη.