Eingangsrechnungen per E-Mail mit mehreren Anhängen importieren - Zuzuordnende Dokumente

Wenn Sie eine E-Mail mit mehreren Dokumenten im Anhang erhalten, braucht Banqup Ihre Hilfe, um diese Dokumente zu sortieren. Daher werden diese Dokumente unter der Registerkarte Zuzuordnende Dokumente zur weiteren Bearbeitung angezeigt. Wichtig ist, dass Sie regelmäßig überprüfen, welche Rechnungen hier auf Ihre Bearbeitung warten!

Das Zuordnen von Dokumenten ermöglichen es Ihnen, die in einer E-Mail eingehenden Dokumente zu sortieren und zu erkennen, ob es sich um eine Rechnung, eine Gutschrift oder einen Anhang handelt oder ob sie nicht importiert werden sollen.

Hinweis: Um solche Dokumente zuordnen zu können, muss ein Benutzer die folgende Rolle aktiviert haben:

Wo finde ich die Dokumente, die zugeordnet werden müssen?

Menü Eingangsrechnungen> Registerkarte Zuzuordnende Dokumente

Wie funktioniert das?

Es erscheint eine Liste der Dokumente, die zugeordnet werden müssen. Wenn Sie auf eines dieser Dokumente klicken, wird die Detailseite angezeigt.

Dort können Sie alle Dokumente sehen, die an die E-Mail angehängt wurden, und den Typ jedes Dokuments angeben:

Dokumententypen:

• Rechnung
• Gutschrift
• Ausgaben/Kosten
• Anhang
• Nicht importieren  

Anmerkungen:

• PNG- und JPEG-Dateien werden in PDF-Dateien umgewandelt.
• PDF-Dateien können in der Vorschau angezeigt werden.
• Nur PDF-Dateien (einschließlich konvertierter Bilddateien) und UBL-Dateien können als Rechnung, Gutschrift oder Ausgaben/Kosten definiert werden. Dateien in anderen Formaten (Word, Excel, ...) werden immer als Anhänge betrachtet.
  Beispiel: Eine E-Mail mit einer PDF-Datei und einer Word-Datei im Anhang erzeugt KEINE Aufgabe zur Zuordnung. Die PDF-Datei wird als Rechnung definiert, die Word-Datei als Anhang.

Aktionen:

Ablehnen: Dokumente werden abgelehnt. Der Benutzer kann dem Absender mitteilen, warum er die Dokumente abgelehnt hat, und er kann beschließen, die E-Mail-Adresse des Absenders auf eine schwarze Liste zu setzen, um keine weiteren Dokumente von dieser Adresse zu erhalten.

Speichern: Nachdem Sie den Typ jedes Dokuments ausgewählt haben, werden die Dokumente importiert. Sie erscheinen in Ihrer Liste der in Bearbeitung befindlichen Dokumente.