Wie man eine Ausgangsrechnung erstellt

Erstellen Sie Ihre Verkaufsrechnungen immer noch mit Tabellenkalkulationen, Textverarbeitungsprogrammen wie Word oder anderen umständlichen Lösungen?

Banqup bietet eine Funktion, die Ihr Leben deutliche vereinfachen und Ihnen eine erhebliche Menge Zeit sparen wird.

Mit Banqup können Sie eine Rechnung schnell erstellen und versenden. Bevor Sie sich in den Prozess der Rechnungserstellung stürzen, führen wir Sie durch die Einrichtung Ihrer Präferenzen. 

Inhaltsverzeichnis:

• Einrichten Ihrer Einstellungen
• Ihre Kunden in Banqup importieren
• Erstellen einer neuen Rechnung
• Versenden der Rechnung an den Kunden

Einrichten Ihrer Einstellungen

Gehen Sie zu Ihren Einstellungen > Ausgangsrechnungen.

Aktivieren Sie die Option Online erstellen und richten Sie Ihre Präferenzen ein:

1. Standardkommentar auf allen Rechnungen (optional): Fügen Sie einen Kommentar hinzu, der auf allen ausgehenden Rechnungen angezeigt wird. Zum Beispiel Informationen zu Ihren Öffnungszeiten, aktuellen Angeboten, Feiertagsschließungen usw.
   
   
2. Automatische Nummerierung: Aktivieren Sie diese Option, um automatisch eine Rechnungsnummer zu generieren (Sie werden das Format im nächsten Schritt auswählen). Deaktivieren Sie es, um Ihren Rechnungen manuell Nummern zuzuweisen.
   Wenn Sie die Autonummerierung aktiviert haben, können Sie hier Folgendes auswählen:
   • Den Namen der Nummernsequenz.
   • Den Dokumententyp, auf den es angewendet werden soll (Rechnung oder Gutschrift).
   • Das Start- und Enddatum. Diese sind relevant, wenn Sie jedes Jahr eine neue Nummernsequenz verwenden. Dadurch wird verhindert, dass die Autonummerierung nach dem Enddatum weitergeht.
   • Den nächsten Wert. Wenn Sie ein neues Nummernformat hinzufügen, geben Sie den ersten Wert ein. Die Autonummerierung übernimmt ihn von dort.
     Beispiel: Ihr Sequenzname ist 2022, der nächste Wert kann 2022-001 sein. Die Autonummerierung wird ihn auf Ihrer ersten Rechnung verwenden, dann 2022-002, 2022-003, usw.
     
     
3. Fügen Sie eine zusätzliche, neue Vorlage für die Nummerierungsfolge der Autonumnerierungsfunktion hinzu. Wählen Sie aus, welche Nummernsequenz standardmäßig verwendet werden soll. Sie können immer noch ändern, welche Sequenz für eine Rechnung während ihrer Erstellung verwendet werden soll.
   
   
4. Sie können Ihr Dokument mit den Geschäftsbedingungen hier hochladen, und es wird allen ausgehenden Rechnungen angehängt, die auf Banqup erstellt wurden.
   
   
5. Wählen Sie aus, welche zusätzlichen Informationen im Fußbereich Ihrer Rechnungen angezeigt werden sollen:
   • E-Mail-Adresse
   • Telefonnummer
   • Website
   • Zusätzliche Informationen (freier Text mit bis zu 256 Zeichen)
   • IBAN(s)
   • Bankdaten - Wählen Sie aus, was als Zahlungsreferenz angezeigt werden soll (Rechnungsnummer, freier Text).
     
     
     Tipp: Um IBAN(s) hinzuzufügen oder zu bearbeiten, gehen Sie zu Ihren Einstellungen > Unternehmensinformationen.
     
     

Hinweis: Um die Umsatzsteuer-ID Ihres Unternehmens auf Ihren Rechnungen anzuzeigen, gehen Sie zu Ihren Einstellungen > Unternehmensinfo > Registrierungsoptionen > Ust-ID 

Ihre Kunden in Banqup importieren

Wenn Sie es noch nicht getan haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür. Obwohl dieser Schritt optional ist, sparen Sie sich auf lange Sicht viel Zeit.

>> Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie Ihre Kunden importieren können.

Erstellen einer neuen Rechnung

• Gehen Sie zum Menü Ausgangsrechnungen.
• Klicken Sie auf Neue Rechnung erstellen

In der DIY-Rechnungserstellung geben Sie die rechtlichen Informationen der Rechnung ein:

• Währung der Rechnung:
  
  
  
• Dokumententyp: Rechnung oder Gutschrift.
  
  Hinweis: Wenn Sie Gutschrift wählen, erscheinen zwei neue Felder, um die Gutschrift mit der Originalrechnung zu verknüpfen: Original-Rechnungsnummer und Original-Rechnungsdatum.
  
  

• Datum des Dokuments: Das Fälligkeitsdatum wird automatisch gemäß Ihren Einstellungen für Standardzahlungen festgelegt (Einstellungen > Ausgang > Standardzahlung nach).
  
  
• Nummer des Dokuments: Wird automatisch generiert, wenn Sie die automatische Nummerierung von Ausgangsrechnungen aktiviert haben (siehe oben "Einrichten Ihrer Einstellungen", Punkt 2).
  
  
• Ihr Kunde. Da Sie Ihre Kunden in einem früheren Schritt importiert haben, müssen Sie nur noch auswählen, an welchen Kunden Sie die Rechnung senden möchten.
  Wenn der Kunde noch nicht importiert wurde, klicken Sie auf + Neuen Kunden hinzufügen und geben Sie die Informationen zu Ihrem neuen Kunden ein.
  
  
  Hinweis: Sie können Ihren Rechnungen zusätzliche Details hinzufügen, wie Bestellnummer, Kundenreferenz, Lieferantenreferenz und Vertragsnummer.
  Wenn Ihr Kunde Mitglied bei OpenPeppol ist, müssen einige Details wie die Bestellnummer und die Käuferreferenz ausgefüllt sein, bevor Sie die Rechnung senden können.
  
  
  
• Produkt oder Dienstleistung: Fügen Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen zur Rechnung hinzu.
  • Dienstleistung/Produkt: Name Ihres Produkts/Ihrer Dienstleistung.
  • Beschreibung: Beschreibung Ihres Produkts.
  • Menge: Stunden, Menge oder Maßeinheit Ihres Produkts.
  • Einheit: In welcher Einheit Ihre Produkt/Dienstleistung ist (Stück, Gramm, Kilogramm, Meter, Stunde, Tag, Monat, usw.).
  • Rate/Preis: Der Preis pro Einheit Ihres Produkts.
  • Rabatt % (optional): Geben Sie den prozentualen Rabatt ein. Der Gesamtbetrag wird automatisch berechnet.
  • MwSt.: Die anwendbare Mehrwertsteuer für Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung.
  
  Klicken Sie auf Neuen Posten hinzufügen, um zusätzliche Zeilen mit Produkten/Dienstleistungen zur Rechnung hinzuzufügen. Die Zwischensummen, Gesamtsummen und MwSt.-Felder werden automatisch berechnet.
  

• Bankverbindung. Hier finden Sie den Namen Ihres Unternehmens, dessen IBAN, BIC und Zahlungsreferenz. Es ist auch möglich, automatisch eine strukturierte Zahlungsreferenz zu generieren.
  
  
• Kommentare. Sie können jeder Rechnung einen Kommentar hinzufügen oder einen Standardkommentar einrichten, der auf allen Rechnungen angezeigt wird (wie bereits in diesem Artikel beschrieben).  Der Kommentar wird auch in E-Mails sichtbar sein, die Sie Ihren Kunden von der Plattform aus schicken. 
  
  
  
• Anhänge. Wenn das Dokument Anhänge erfordert, können Sie diese per Drag & Drop oder direkt aus Ihrem Dateiexplorer auf Ihrem Computer hochladen.
  
  
  
• Speichern.

Versenden der Rechnung an den Kunden

Sobald eine Rechnung gespeichert wurde, gelangen Sie zum Menü Ausgangsrechnungen. Von dort aus können Sie nun ganz einfach die Rechnung(en) auswählen, die Sie senden möchten, und auf Senden klicken. 

Ihr Kunde erhält Ihre Rechnung über den Kanal, den Sie beim Import oder Anlegen des Kunden gewählt haben.