Wie man eine Ausgangsrechnung erstellt

Inhaltsverzeichnis:

• Einrichten Ihrer Einstellungen
• Importieren von Kunden in Banqup
• Erstellen einer neuen Rechnung
• Versenden der Rechnung an den Kunden

Erstellen Sie Ihre Verkaufsrechnungen immer noch in einer Tabellenkalkulation, einem Textverarbeitungsprogramm wie Word oder in einer anderen Lösung, die mehr als eine Minute pro Rechnung erfordert?

Dann wird Ihnen diese Banqup-Funktion das Leben leichter machen, denn sie spart Ihnen eine Menge Zeit.

Sie brauchen weniger als 60 Sekunden, um eine Rechnung mit Banqup zu erstellen und zu versenden.

Einrichten Ihrer Einstellungen

Gehen Sie zu Ihren Einstellungen > Ausgehend.

Aktivieren Sie die Option Rechnungen online erstellen und richten Sie Ihre Einstellungen ein:

1. Standardkommentar für alle Rechnungen: Fügen Sie einen Kommentar hinzu, der auf allen ausgehenden Rechnungen erscheinen soll (optional).
2. Autonummerierung: AUF(damit Sie Ihren Rechnungen nicht manuell eine Nummer geben müssen. Schalten Sie es aus, um Ihre Rechnungen manuell zu nummerieren).
3. Fügen Sie eine neue Nummerierungsfolge für die automatische Nummerierungsfunktion hinzu. Nützlich zu Beginn des Jahres, wenn Sie die Nummerierungsfolge mit dem neuen Jahr beginnen wollen. z.B. 2022-001 für die erste Rechnung des Jahres 2022.
4. Fügen Sie allen Ihren Ausgangsrechnungen, die Sie mit Banqup erstellen, Geschäftsbedingungen hinzu.
5. Zusätzliche Informationen in der Fußzeile Ihrer Rechnungen anzeigen:
   • E-Mail Adresse
   • Telefonnummer
   • Website
   • Zusätzliche Informationen (freier Text mit bis zu 256 Zeichen)
   • IBAN (wählen Sie die IBAN(s), die auf Ihren Rechnungen angezeigt werden sollen)
     => Um die verfügbaren IBANs hinzuzufügen/zu bearbeiten, gehen Sie zu Ihren Einstellungen > Firmeninfo

Hinweis: Um die Umsatzsteuer-ID Ihres Unternehmens auf Ihren Rechnungen anzuzeigen, gehen Sie zu Ihren Einstellungen > Unternehmensinfo > Registrierungsoptionen > Ust-ID 

Importieren Sie Ihre Kunden in Banqup

Wenn Sie es noch nicht getan haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt. Auch wenn dieser Schritt optional ist, spart er Ihnen später viel Zeit.

>> Klicken Sie hier, um zu lesen, wie Sie Ihre Kunden importieren können

Erstellen einer neuen Rechnung

• Rufen Sie das Menü Ausgangsrechnungen auf.
• Klicken Sie auf Neue Rechnung erstellen

Im Tool zur Erstellung von DIY-Rechnungen müssen Sie die rechtlichen Informationen der Rechnung ausfüllen:

• Währung der Rechnung:
  
  
  
• Dokumententyp: Rechnung oder Gutschrift.
  Hinweis: Wenn Sie Gutschrift wählen, erscheinen zwei neue Felder, um die Gutschrift mit der ursprünglichen Rechnung zu verknüpfen: ursprüngliche Rechnungsnummer und Datum der ursprünglichen Rechnung.
  
  

• Belegdatum. Das Fälligkeitsdatum wird automatisch gemäß Ihren Einstellungen für Standardzahlungen nach festgelegt (Einstellungen > Ausgang > Standardzahlung nach).
  
  
• Dokumentnummer. Wird automatisch generiert, wenn Sie die automatische Nummerierung von Ausgangsrechnungen aktiviert haben (siehe oben "Einrichten Ihrer Einstellungen", Punkt 3).
  
  
• Ihr Kunde. Da Sie Ihre Kunden in einem früheren Schritt importiert haben, müssen Sie nur noch auswählen, an welchen Kunden Sie die Rechnung senden möchten. Wenn der Kunde noch nicht importiert wurde, klicken Sie auf das +-Zeichen und geben Sie die Informationen zu Ihrem neuen Kunden ein.
  Hinweis: Wenn Ihr Kunde ein OpenPeppol-Mitglied ist, müssen Sie auch die Bestellnummer ausfüllen, bevor Sie die Rechnung versenden können.
  
  
  
• Produkt oder Dienstleistung, die Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen. Dank des Produktkatalogs können Sie Produkte oder Dienstleistungen mit wenigen Klicks hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche Produktkatalog importieren klicken.
  
  

Wenn das Produkt/die Dienstleistung nicht in Ihrem Katalog enthalten ist, können Sie die Informationen manuell eingeben. Wenn Sie glauben, dass Sie dieses Produkt/diese Dienstleistung in Zukunft in Rechnung stellen müssen, drücken Sie auf das kleine + am Ende der Zeile, um es/sie einfach in Ihren Katalog aufzunehmen.

1. Dienstleistung: Name Ihres Produkts/Ihrer Dienstleistung
2. 2.Beschreibung: die Beschreibung Ihres Produkts
3. Hrs/Qty: Stunden, Menge oder Maßeinheit Ihres Produkts
4. Preis/Satz: Preis oder Satz, den Sie pro Stunde/Einheit berechnen
5. Mehrwertsteuer: für Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung geltender Mehrwertsteuersatz

Die Felder für Zwischensummen, Gesamtsummen und Mehrwertsteuer werden automatisch aktualisiert.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Zeile hinzufügen, um Ihrer Rechnung weitere Zeilen für Produkte/Dienstleistungen hinzuzufügen.

• Bankverbindung. Hier finden Sie den Namen Ihres Unternehmens, seine IBAN, BIC und die Zahlungsreferenz. Es ist auch möglich, automatisch eine strukturierte Zahlungsreferenz zu erzeugen.
• Kommentare. Sie können zu jeder Rechnung einen eigenen Kommentar hinzufügen oder einen Standardkommentar einrichten, der auf allen Rechnungen erscheint (wie weiter oben in diesem Artikel beschrieben).
  
  
• Anhänge. Wenn das Dokument Anhänge erfordert, können Sie diese per Drag & Drop oder durch Anklicken im Datei-Explorer Ihres Computers ablegen.
  
  

• Speichern.

Versenden einer Rechnung an den Kunden

Sobald Sie eine Rechnung gespeichert haben, gelangen Sie in das Menü Ausgangsrechnungen. Dort müssen Sie nur noch die Rechnung(en) auswählen, die Sie versenden möchten, und auf Senden klicken.

Ihr Kunde erhält die Rechnung über den Kanal, den Sie beim Importieren des Kunden gewählt haben.