Doc Center: Speichern Sie Dokumente, bei denen es sich nicht um Rechnungen handelt, und teilen Sie sie mit Ihrem Buchhalter.

Im Doc Center können Sie Ihre Dokumente, bei denen es sich nicht um Rechnungen oder Gutschriften handelt, aufbewahren und mit Ihrem Buchhalter teilen, wenn Sie es wünschen.

Inhaltsverzeichnis:

• Organisieren von Dokumenten
  • Erstellen von Unterordnern im Ordner "Unternehmen an Buchhalter".
• Verknüpfung des Doc Centers mit meinem Buchhalter
• Weiterleitung von Dokumenten aus meinem Unternehmen an meinen Buchhalter
• Wo finde ich die von meinem Steuerberater übermittelten Unterlagen?
• Ich werde benachrichtigt, wenn mein Buchhalter neue Dokumente veröffentlicht 
• Ich habe ein Dokument in meine Kreditorenbuchhaltung importiert und nicht in das Doc Center, was kann ich tun?

Das Doc Center hat zwei Aufgaben:

• Lokale Dateien
  
  • Meine Dokumente
    Die hier hochgeladenen Dateien werden in Ihrem Banqup-Konto gespeichert und Sie können von überall darauf zugreifen. Sie werden nicht mit Ihrem Buchhalter geteilt.
    
    
• Mit der Buchhaltung geteilt
  Dieser Ordner wird gemeinsam mit Ihrem Steuerberater genutzt. Alle Dokumente in diesem Ordner sind für Sie und Ihren Buchhalter zugänglich.
  Er enthält 2 Unterordner:
  
  • Buchhalter an Unternehmen                                                                                            Dokumente, die Ihnen Ihr Buchhalter geschickt hat.
  • Unternehmen an Buchhalter                                                                                        Dokumente, die Sie an Ihren Buchhalter geschickt haben.

Organisieren von Dokumenten

Um Ihre Dokumente zu organisieren und sie später leicht wiederzufinden, können Sie Ordner erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen klicken.

Die von Ihnen erstellten Ordner werden unter dem Ordner Meine Dokumente angezeigt:

Nachdem der Ordner erstellt wurde, können Sie Ihre Dokumente organisieren. 

Auf der Detailseite (klicken Sie auf ein beliebiges Dokument, um die Detailseite zu öffnen) können Sie Ihren Dokumenten Markierungen hinzufügen. Diese Markierungen erleichtern das spätere Auffinden der Dokumente.

Erstellen von Unterordnern im Mit der Buchhaltung teilen

Sie können eine Regel für einen Ordner erstellen, damit jedes in diesen Ordner importierte Dokument auch an Ihren Buchhalter weitergeleitet wird.

Dies kann genutzt werden um eine Baumansicht im Ordner Unternehmen an Buchhalter zu erstellen.

Wenn die Regel "Inhalt kopieren nach -> Unternehmen an Buchhalter" für einen Ordner erstellt wurde, wird beim Import eines Dokuments in diesem Ordner ein Unterordner mit demselben Namen unter dem Ordner Unternehmen an Buchhalter erstellt.

Hinweis: Wenn Sie diesen Ordner aus Ihren lokalen Dateien löschen, hat dies keine Auswirkungen auf den gemeinsamen Ordner mit Ihrem Buchhalter. Sie können die Dokumente innerhalb des gemeinsamen Ordners löschen, aber nicht den Ordner selbst.

Verknüpfung des Doc Centers mit meinem Buchhalter

Wenn die Verbindung zwischen Ihrem Banqup-Konto und Ihrem Buchhalter noch nicht hergestellt wurde, müssen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm befolgen. Es gibt 2 mögliche Szenarien:

1. Die Buchhaltungs-App ist noch nicht zwischen Ihrem Buchhalter und Ihnen aktiviert worden, Sie müssen sie aktivieren.
2. Die Buchhaltungs-App wurde aktiviert, aber Ihr Buchhalter nutzt Billtobox Files nicht, um Ihre Dateien zu empfangen. Klicken Sie auf Verbinden und geben Sie den Namen und die Umsatzsteuernummer Ihres Buchhalters ein. Er erhält eine Einladung, um die Verbindung zwischen ihm und Ihrem Banqup-Konto herzustellen, so dass Sie Dokumente teilen können.

Weiterleitung von Dokumenten aus meinem Unternehmen an meinen Buchhalter

• Sie können jedes Dokument direkt in Unternehmen an Buchhalter in den gemeinsamen Ordner hochladen.
  Hinweis: Es ist ratsam, eine Kopie in Ihrem lokalen Ordner Meine Dokumente zu speichern, denn wenn Ihr Buchhalter eine Datei aus dem gemeinsamen Ordner löscht, wird sie auch für Sie gelöscht.
  
  
  
• Ein Dokument in Meine Dokumente kann leicht mit Ihrem Buchhalter geteilt werden:

1. Wählen Sie das Dokument
2. Klicken Sie auf In Buchhaltung kopieren, um die Datei an Ihren Buchhalter zu senden, während Sie eine Kopie in Ihrem lokalen Ordner behalten. 
   
   Sie finden diese Schaltfläche auch auf der Detailseite aller Dokumente.

Jedes Dokument, das an den Ihren Buchhalter kopiert wird, erscheint im Ordner Unternehmen an Buchhalter.

Dokumente, die mit Ihrem Buchhalter geteilt wurden, sind in der Spalte Buchhaltung als geteilt gekennzeichnet.

Wo finde ich die von meinem Steuerberater übermittelten Unterlagen?

Von Ihrem Buchhalter gesendete Dokumente werden im Ordner Buchhaltung an Unternehmen angezeigt.

Um eine Kopie eines von Ihrem Buchhalter gesendeten Dokuments zu speichern, wählen Sie das/die Dokument(e) aus und klicken dann auf In "Meine Dokumente" kopieren. Sie und Ihr Buchhalter können auf die Datei(en) zugreifen. Wenn Ihr Buchhalter das/die Dokument(e) löscht, können Sie es/sie immer noch unter Meine Dokumente abrufen. 

Benachrichtigung wenn mein Buchhalter neue Dokumente veröffentlicht 

Möchten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn Ihr Buchhalter neue Dokumente in Ihrem Doc Center teilt? 

Gehen Sie zu Ihren Einstellungen > Berichte > DOC-CENTER-BERICHTE > wählen Sie, wer diese Benachrichtigungen erhalten soll und wie oft (täglich oder monatlich).

Ich habe ein Dokument in meinen Eingangsrechnungen importiert und nicht in das Doc Center, was kann ich tun?

Wenn Sie ein Dokument versehentlich an der falschen Stelle hochgeladen haben, können Sie es in das Doc Center verschieben:

• Wählen Sie das/die Dokument(e) aus Ihrer Eingangsrechnungen

1. Klicken Sie auf In "Meine Dokumente" verschieben (um die Datei(en) in Ihren lokalen Ordner zu verschieben)
   ODER
2. In Buchhaltung verschieben (um die Datei(en) in den gemeinsamen Ordner zu verschieben)

Hinweis: Um dies machen zu können, muss ein Benutzer die Rolle Dokumente hinzufügen und löschen aktiviert haben (wie das funktioniert sehen sie unter #23 in diesem Artikel).