Akzeptieren oder Ablehnen von Eingangsrechnungen

Mit Banqup können Sie Rechnungen direkt in Ihr Konto importieren und empfangen. Das bedeutet nicht, dass alles, was auf Ihrem Konto eingeht, unbedingt importiert und an Ihren Buchhalter weitergeleitet werden muss.

Sie können die Kontrolle darüber behalten, was auf Ihrem Konto eingeht, und entscheiden, welche Rechnungen rechtmäßig sind und welche nicht, bevor Sie sie an Ihren Buchhalter weiterleiten.

Inhaltsverzeichnis:

• Festlegen, wie eine Rechnung standardmäßig akzeptiert wird
• Manuelle Annahme oder Ablehnung eines Dokuments
  • Wie man mehrere Rechnungen gleichzeitig akzeptiert
• Wie man eine Rechnung ablehnt
• Wie man eine abgelehnte Rechnung wiederherstellt

Unabhängig davon, wie eine Rechnung in Ihr Banqup-Konto gelangt ist, erscheint jede Rechnung, nachdem sie den Datenerkennungsdienst (OCR) durchlaufen hat, im Menü "Eingangsrechnungen" mit dem Status "Zu akzeptieren".

Festlegen, wie eine Rechnung standardmäßig akzeptiert wird

Sie können festlegen, wie eine Rechnung angenommen wird, bevor sie an Ihren Buchhalter weitergeleitet wird. Um dies zu tun:

• Gehen Sie zu Ihren Einstellungen
• Eingehend
• Wählen Sie unter der Einstellung Akzeptieren, wie eingehende Rechnungen akzeptiert werden sollen
  
  
  • Manuell: jedes Dokument muss manuell von einem Benutzer genehmigt werden
  • Vertrauenswürdig: Rechnungen von Lieferanten, die als vertrauenswürdig gekennzeichnet sind (in der Lieferantendatei), werden automatisch akzeptiert.
  • Automatisch: alle importierten Dokumente werden automatisch genehmigt
    
    Hinweis: Von hier aus können Sie auch die Erkennung von Duplikaten einschalten, ihre Archivierung blockieren und Dokumente von E-Mail-Adressen, die auf der Whitelist stehen, automatisch annehmen. Um E-Mail-Adressen auf die Whitelist zu setzen, geben Sie sie in das Feld ein und trennen jede E-Mail mit einem Komma.

Manuelle Annahme oder Ablehnung eines Dokuments

Um einen Beleg manuell anzunehmen oder abzulehnen, gehen Sie in das Menü Eingangsrechnungen.

Dann haben Sie 2 Optionen:

• Annahme einer oder mehrerer Rechnungen auf einmal

  Wenn Sie Ihre Kreditorenliste aufrufen, brauchen Sie nur die Dokumente auszuwählen, die Sie akzeptieren möchten (indem Sie das Kästchen ankreuzen, wie in Bild 1 unten gezeigt) und dann auf die Schaltfläche Akzeptieren klicken (wie in Bild 2 unten gezeigt).

• Akzeptieren einer einzelnen Rechnung von ihrer Detailseite aus 

  Klicken Sie in der Liste der in Bearbeitung befindlichen Rechnungen auf die Rechnung, die Sie akzeptieren möchten. Auf der Detailseite können Sie die Rechnung dank der Schaltflächen über den Rechnungsdaten akzeptieren oder ablehnen.

Eine Nachricht bestätigt, dass Ihre Dokumente akzeptiert wurden, und Sie werden auch benachrichtigt, wenn etwas schief geht. 

Nach der Annahme ändert sich der Status der Rechnung von "Zu akzeptieren" in einen Status, der angibt, wie lange die Rechnung noch nicht fällig ist. Die Rechnung wird archiviert, sobald Sie sie akzeptiert haben.

Achtung! Eine Rechnung kann nur akzeptiert werden, wenn zuvor alle Metadaten ausgefüllt wurden. Wenn einige Daten fehlen, füllen Sie sie bitte manuell aus.

Wie man eine Rechnung ablehnt

Wenn Sie eine Rechnung ablehnen, erscheint ein Fenster, in dem Sie angeben können, warum Sie die Rechnung ablehnen (optional).

Hinweis: Bei Dokumenten, die per E-Mail eingehen, erscheinen 2 Kontrollkästchen:

• Ihrem Lieferanten per E-Mail mitzuteilen, dass Sie die Rechnung abgelehnt haben und warum.
• um diese E-Mail-Adresse auf eine schwarze Liste zu setzen und zu verhindern, dass sie weitere Rechnungen an Ihr Banqup-Konto sendet. Alles, was von einer auf der schwarzen Liste stehenden E-Mail-Adresse gesendet wird, landet direkt im Papierkorb.

Wichtig: Akzeptieren Sie nur Rechnungen, die rechtmäßig sind, denn sobald eine Rechnung akzeptiert wurde, wird sie automatisch an Ihren Buchhalter weitergeleitet und Sie können diesen Vorgang nicht mehr rückgängig machen.

Wie man eine abgelehnte Rechnung wiederherstellt

Wenn Sie eine Rechnung versehentlich abgelehnt haben, können Sie sie auf der Registerkarte Papierkorb durch Klicken auf die Schaltfläche Wiederherstellen wiederherstellen.

Nach der Wiederherstellung erscheint die Rechnung wieder auf der Registerkarte "In Bearbeitung".