Table des matières:
1. Importer et diviser
Lorsque vous scannez des factures papier, il arrive que vous vous retrouviez avec un document PDF contenant plusieurs factures.
Aucun souci, il suffit de charger votre PDF contenant ces factures sur la plateforme puis de cliquer sur le bouton Importer et diviser
Remarque:
la méthode décrite ci-dessous est également valable si vous recevez par email un document au format
PDF contenant plusieurs factures d'achats réunies dans un seul fichier. Notez qu'il n'est pas possible de fractionner des factures de ventes.
2. Où diviser un document?
Dans votre liste de factures d'achat en cours, cliquez sur le document que vous venez de charger, vous le reconnaîtrez grâce au statut Plusieurs factures en 1 document:
En cliquant sur le document, l'outil de fractionnement apparaît:
3 options existent pour diviser le document:
Sélection manuelle → choisissez quelles pages doivent être regroupées en une seule facture
Page unique →
1 page = 1 facture
Deux pages →
2 pages = 1 facture
Si vous avez choisi l'option #2 ou #3, cliquez sur le bouton Créer un document. Cliquez ensuite sur Soumettre pour confirmer et obtenir les documents séparés dans votre liste de factures en cours.
Si vous avez choisi l'option #1, vous devrez sélectionner manuellement les pages qui doivent être regroupées en une seule facture. Les pages sélectionnées sont mises en surbrillance, vous pouvez toujours désélectionner les pages selon vos besoins avant de passer à l'étape suivante.
Cliquez ensuite sur le bouton Créer un document (n),
le nouveau document est créé sur base des pages que vous avez sélectionnées. Répétez l'opération pour chacune des factures de votre document.
3. Agrandir le format de la page
Pour voir une page en grand format, passez la souris sur la page et appuyez sur la loupe.
4. Aperçu des nouveaux documents
Une liste des nouveaux documents apparaît à l'écran; elle donne un aperçu de la façon dont sera scindé le document original.
En cas d'erreur, vous pouvez recommencer l'opération de zéro en cliquant sur Réinitialiser.
5. Annuler le fractionnement / Sauvegarder / Continuer sans fractionner le document
Via les commandes reprises dans la barre bleue, les modifications peuvent être:
Sauvegarder : fermeture de la page et chargement de la liste des factures d'achats. Les nouveaux documents sont sauvegardés et apparaissent séparément dans la liste.
Annuler le fractionnement : fermeture de la page et chargement de la liste des factures d'achats. Les nouveaux documents sont détruits.
Continuer sans fractionner le document: le document entier est considéré et importé comme une seule facture.