Table des matières:
Le Doc Center sert à stocker vos documents qui ne sont pas des factures ni des notes de crédit et, éventuellement, de les partager avec votre comptable.
Le Doc Center se présente en 2 parties:
Fichiers locaux
Mes documents
Les fichiers déposés ici sont stockés sur votre compte et accessibles depuis n'importe où, mais ilsne sont pas partagés
avec votre comptable.
Partagé avec le cabinet Comptable
Il s'agit ici d'un dossier partagé avec votre comptable. C'est à dire que tous les documents présents dans ce dossier sont disponibles aussi bien pour les utilisateurs de votre compte Banqup que pour votre comptable.
Il existe 2 sous-dossiers:Comptable à entreprise
Documents que votre comptable vous a envoyésEntreprise à comptable
Documents que vous avez envoyés vers votre comptable
Organiser les documents
Afin de classer vos documents et de les retrouver aisément par la suite, vous pouvez créer des dossiers pour vos fichiers locaux via le bouton Créer nouveau dossier.
Vos dossiers créés se retrouvent alors sous Mes documents:
Vous pouvez alors classer vos documents dans le dossier désiré.
Vous pouvez également ajouter des mots clés à des documents via les détails (cliquer sur un document pour y accéder). Ces mots clés vous permettront de retrouver facilement vos documents par la suite, via une recherche sur ces labels.
Astuce:
lorsque vous effectuez un clic droit sur un document du Doc Center, plusieurs options apparaissent pour renommer le document, le partager avec le comptable, le déplacer chez le comptable, créer une règle pour le dossier ou le supprimer.
Créer des sous-dossiers dans le dossier partagé Entreprise à comptable
Vous pouvez créer une règle sur un dossier afin que tout document importé dans ce dossier soit automatiquement importé chez le comptable.
Ceci est intéressant pour créer une arborescence dans le dossier Entreprise à comptable.
En effet, lorsque la règle Copier le dossier vers Entreprise à comptable est créée sur un dossier, l'import d'un document dans ce dossier provoquera la création du sous-dossier du même nom dans Entreprise à comptable.
Note:
supprimer ce dossier de vos fichiers locaux ne le supprimera pas du dossier Entreprise à comptable. Vous pouvez supprimer les documents se trouvant dans le dossier partagé mais pas supprimer le dossier lui-même.
Activer le lien avec le comptable
Si le lien n'est pas encore créé entre votre Doc Center et le comptable, vous devrez suivre les instructions à l'écran. Il y a 2 scénarios possibles:
L'app comptabilité n'est pas activée entre votre comptable et vous, il faudra alors l'activer.
L'app comptabilité activée n'est pas Banqup files, vous devez alors cliquer sur Connecter et renseigner ensuite le numéro de TVA de votre comptable ainsi que son nom à l'écran suivant. Ceci lui enverra une invitation à créer le lien entre lui et votre Doc Center et vous permettra d'échanger des documents avec votre comptable depuis le dossier partagé.
Envoyer des fichiers de votre entreprise vers le comptable
Vous pouvez simplement uploader (par exemple via glisser/déposer) tout document directement dans le dossier partagé avec le comptable afin de le rendre directement accessible à votre comptable.
Note: il est conseillé de conserver une copie dans Mes documents car si votre comptable supprime un fichier du dossier partagé, vous ne pourrez plus accéder à ce fichier.
Si un document se trouve dans Mes documents (et donc visible uniquement pour les utilisateurs de votre compte), vous pouvez facilement transférer le fichier vers votre comptable:
Sélectionnez le(s) document(s) à envoyer
Choisissez Copier chez le comptable (pour envoyer le fichier à votre comptable tout
en conservant une copie
dans Mes documents)
Ce bouton se trouve également dans les détails du document (accessibles en cliquant sur un fichier).
Tout document copié vers le comptable est alors visible dans le dossier Entreprise à comptable.
Les documents que vous avez déjà transmis à votre comptable sont indiqués comme partagés dans la colonne Comptable.
Où trouver les documents envoyés par le comptable vers mon entreprise?
Tout document envoyé par votre comptable apparaîtra dans le dossier partagé Comptable à entreprise.
Note:
si un document a été supprimé de ce dossier (par votre comptable), il ne sera également plus accessible dans votre Doc Center.
Dans les détails d'un document, vous pouvez:
Copier vers Mes Documents: vous et votre comptable voyez le document. Si votre comptable supprime le document, vous le verrez toujours dans Mes Documents
Déplacer vers Mes documents: vous seul pouvez toujours voir le document dans Mes Documents. Votre comptable ne voit plus le document
Recevoir une notification e-mail lorsque mon comptable partage de nouveaux documents
Envie de recevoir une notification e-mail lorsque votre comptable vous envoie des nouveaux documents via le Doc Center?
Rendez-vous dans les Paramètres > Rapports > Reporting du centre de documents > choisissez ensuite à qui et à quelle fréquence envoyer ces e-mails (quotidiennement ou mensuellement).
J'ai placé un document dans mes achats au lieu du Doc Center, que faire?
Si vous avez uploadé par inadvertance un document qui n'est pas une facture dans vos achats, il est possible de le déplacer vers votre Doc Center:
Sélectionnez le(s) document(s) concerné(s) depuis le menu Factures d'achat
Cliquez sur Déplacer vers le Doc Center (pour le déplacer dans le Doc Center sans directement le partager au comptable)
Note:
pour pouvoir effectuer cette manoeuvre, l'utilisateur doit être titulaire du rôle Ajouter et supprimer des documents (Rôle n°24 dans cet article).