Crear tus facturas en Banqup puede ahorrarte mucho tiempo y molestias. Antes de comenzar con la creación de una factura, te mostraremos cómo configurar correctamente tus preferencias.
Índice de contenidos:
Configura tus preferencias
Ve a Ajustes.
Documentos salientes.
Estos son los ajustes que se pueden configurar:
Comentario por defecto en todas las facturas (opcional): añade un comentario que aparecerá en todas tus facturas salientes. Por ejemplo, información sobre tu horario de apertura, ofertas actuales, cierre por vacaciones, etc.
Numeración automática: actívalo para generar un número de factura automáticamente (elegirás el formato en el paso nº 3). Desactívalo para dar un número a tus facturas manualmente.
Si has activado la numeración automática en el paso 2, elige aquí:
El nombre de la serie de numeración.
El tipo de documento al que debe aplicarse (factura o nota de crédito).
Las fechas de inicio y fin. Es relevante si utilizas una nueva secuencia de numeración cada año. Esto evitará que la numeración automática continúe después de la fecha final.
Valor de inicio. Cuando añadas un nuevo formato de numeración, escribe cuál será el primer valor. La numeración automática comenzará a partir de ahí.
Ejemplo: La serie es 2022, el valor inicial puede ser 2022-001. La numeración automática utilizará 2022-001 en tu primera factura, luego 2022-002, 2022-003, etc.
Añade una nueva plantilla de secuencia de numeración. Repite los pasos anteriores, por ejemplo para notas de crédito.
Elige qué serie de numeración utilizar por defecto.
Podrás cambiar la serie de una factura durante su creación.
Sube tu documento de términos y condiciones aquí y se adjuntará a todas tus facturas salientes creadas en Banqup.
Elige qué información extra mostrar en el pie de página de tus facturas:
Correo electrónico profesional
Número de teléfono de la empresa
Sitio web de la empresa
Información adicional (texto libre de hasta 256 caracteres)
IBAN(s)
Consejo:
para añadir o modificar tu(s) IBAN(s), ve a Configuración> Información de la empresa.
Elige qué mostrar como referencia de pago:
Número de factura
Texto libre
Importa tus clientes a Banqup
Si aún no lo has hecho, ahora es un buen momento. Aunque este paso es opcional, te ahorrarás mucho tiempo en el futuro.
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Crear una nueva factura
Ve al menú Cuentas a cobrar.
Haz clic en Crear nueva factura.
A continuación crea tu factura:
Divisa
Tipo de documento: factura o nota de crédito.
Nota: Cuando crees una nota de crédito, selecciona primero el cliente y, a continuación, haz coincidir la nota de crédito con una o varias facturas mediante el botón "Haz clic aquí para hacer coincidir la nota de crédito con las facturas abiertas".
Fecha del documento: la fecha de vencimiento se establece automáticamente, siguiendo sus preferencias de Pago por defecto despuésde(Ajustes> Salida > Pago por defecto después de).
Número de documento: Se puede generar automáticamente si ha activado la numeración automática de las facturas emitidas (véase el punto nº 2). (see point #2).
Tu cliente: elige a qué cliente quieres enviar la factura. Si has importado tus clientes mediante la plantilla de importación te puede ahorrar tiempo aquí.
Si el cliente aún no se ha importado, haz clic en + Añadir a la lista de clientes y rellena la información de tu nuevo cliente.
Nota: puedes proporcionar detalles adicionales a tus facturas, como el número de pedido, la referencia del cliente, la referencia del proveedor y el número de contrato.
Producto o servicio: añade tus productos o servicios a la factura
Servicio/producto: nombre de tu producto/servicio..
Descripción: descripción de tu producto.
Cantidad: horas, cantidad o unidad de medida de tu producto.
Unidad: en qué unidad está tu producto/servicio (piezas, gramos, kg, metros, horas, días, mes, etc.).
Tarifa/precio: tarifa o precio de una unidad de tu producto.
Descuento % (opcional): introduce el % del descuento ofrecido. El importe total se calculará automáticamente.
IVA: Tipo de IVA aplicable a tu producto/servicio.
Haz clic en el botón Añadir otra línea para añadir líneas adicionales de productos/servicios a tu factura.
Los subtotales, totales y campos de IVA se calculan automáticamente.
Puedes crear un catalogo de productos desde el que podrás importar productos a tu factura mediante el botón Importar del catálogo de productos.
Añade un producto a tu catálogo de productos directamente cuando crees las facturas haciendo clic en el signo más al final de la línea.
Duplica una línea de factura con el botón duplicar:
Consejos:
Datos bancarios. Aquí encontrarás el nombre de tu empresa, tu IBAN, tu BIC y tu referencia de pago.
Comentarios. Puedes añadir un comentario a cada factura individualmente o configurar un comentario estándar que aparezca en todas las facturas (como se ha visto anteriormente en este artículo).
Anexos. Si el documento requiere archivos adjuntos, puedes adjuntarlos mediante arrastrar y soltar o haciendo clic para abrir el explorador de archivos de tu ordenador.
Guardar.
Envío de una factura al cliente
Una vez guardada una factura, irás al menú Cuentas a cobrar. A partir de ahí, sólo tienes que seleccionar la(s) factura(s) que deseas enviar y hacer clic en Enviar.
