Se desejar arquivar uma fatura de venda e reencaminhá-la para o seu contabilista, mas sem a enviar ao seu cliente, terá de modificar algumas definições na sua conta:
Depois poderá arquivar as suas faturas sem as enviar.
Ativar a função do utilizador Arquivar faturas de venda sem entrega ao cliente
Vá às suas Definições e depois Utilizadores.
Escolha o utilizador ao qual pretende ativar a opção Arquivar faturas de vendas sem entrega ao cliente.
Ativar a opção Enviar documentos arquivados para Apps
Uma vez ativado, qualquer documento arquivado será enviado para as aplicações (e, se a sua aplicação de contabilidade estiver ativa, as suas faturas irão para o contabilista).
Vá às suas Definições e depois De saída.
Desça até Arquivo e ative a opção As faturas de venda que foram arquivadas sem entrega ao cliente são encaminhadas para o seu contabilista.
/!\ Aviso /!\
Se esta opção não for ativada, os seus documentos serão arquivados sem serem enviados aos clientes MAS não serão enviados ao contabilista (e deixará de poder enviá-los novamente mais tarde). Portanto, tenha o cuidado de ativar esta opção ANTES de passar ao passo seguinte.
Escolher o estado de pagamento que terá um documento arquivado
Ir para as definições de Automatização
Ir a A arquivar diretamente as faturas. Em Estado financeiro de documentos arquivados, pode escolher o estado (desconhecido ou pago) que qualquer documento terá após ser importado através do método descrito neste artigo (também conhecido como o conector no arquivo).
Nota:
se estiver a utilizar um software de faturação e quiser enviar os seus documentos diretamente deste software para o arquivo, pode gerar uma chave API a partir deste ecrã, clicando na seta dupla. Esta chave API é para entrar no seu software (ver a documentação para mais detalhes) e será utilizada para ligar o seu software de faturação ao Banqup.
Arquivar sem enviar ao cliente
O procedimento descrito abaixo é utilizado para arquivar faturas que se seleciona manualmente. Para arquivar automaticamente qualquer fatura endereçada a um cliente, siga antes este procedimento.
No menu Contas a receber, existem 2 formas de arquivar uma fatura:
Ao selecionar vários
Ao clicar no botão Arquivar a partir dos detalhes de uma fatura
Os documentos que chegam à plataforma pelo conector do arquivo serão arquivados diretamente se:
O ficheiro XML é válido
O documento não é um duplicado (se a opção Bloquear duplicado estiver ativa)
Todos os metadados estão presentes
Nota: se todos os metadados não forem preenchidos, os documentos serão enviados para o menu correspondente (compras ou vendas). O utilizador deverá então completar manualmente os dados em falta antes de poder arquivar. Para o fazer, o utilizador deve ter ativadas as funções Editar os detalhes dos documentos arquivados do fornecedor.
Se um cliente ou fornecedor duma fatura for reconhecido entre aqueles já registados na sua conta, a ligação à mesma será feita automaticamente.