Banqup permite-lhe importar e receber faturas diretamente na sua conta. Isso não significa que tudo o que entra na sua conta se destina necessariamente a ser importado e reencaminhado para o seu contabilista.
Pode manter o controlo sobre o que entra na sua conta e decidir quais as faturas que são legítimas e quais as que não são antes de avançar para o seu contabilista.
Índice:
Não importa como uma fatura chegou à sua conta Banqup, depois de passar pelo serviço de reconhecimento de dados (OCR), cada fatura aparece no menu Contas a Pagar com o estado "Para Aceitar".
Definir como uma fatura é aceite por defeito
Pode definir como uma fatura é aceite antes de ser enviada ao seu contabilista.
Para o fazer:
Vá às suas definições
Entrada
em Aceitar, escolha como as faturas recebidas serão aceites
Manual: cada documento precisa de ser aprovado manualmente por um utilizador
Fidedigno: faturas provenientes de fornecedores que são marcados como de confiança (no ficheiro do fornecedor) serão aceites automaticamente
Automático: todos os documentos importados serão aprovados automaticamente
Nota
: a partir daqui, também se pode ligar a identificação de duplicados, bloquear a opção para que não sejam arquivados e aceitar automaticamente documentos de endereços de correio eletrónico que constem na lista branca. Para os endereços de correio eletrónico da lista branca, escreva-os na caixa e separe cada correio eletrónico com uma vírgula.
Como aceitar ou recusar um documento manualmente
Para aceitar ou recusar um documento manualmente, ir para o menu Contas a Pagar.
Depois, existem 2 opções:
Aceitar uma ou várias faturas ao mesmo tempo
Quando for à sua lista de contas a pagar, tudo o que tem de fazer é selecionar os documentos que deseja aceitar (marcando a caixa como mostra a figura abaixo em #1) e depois clicar no botão Aceitar (como mostra a figura abaixo em #2).
Aceitar uma única fatura a partir da sua página de detalhes
A partir da lista em curso, clique na fatura que deseja aceitar. Uma vez na página de detalhes, pode aceitar ou recusar a fatura graças aos botões acima dos dados da fatura.
Uma mensagem confirmará que os seus documentos foram aceites e será também notificado se algo correr mal.
Uma vez aceite, o estado da fatura muda de "Para aceitar" para um estado que indica quanto tempo falta para a fatura vencer. A fatura é arquivada assim que é aceite.
Aviso! Aceitar uma fatura não será possível a menos que todos os dados tenham sido preenchidos primeiro. Se faltarem alguns dados, por favor preencha-os manualmente.
Como recusar uma fatura
Ao recusar uma fatura aparecerá uma janela e poderá indicar a razão pela qual recusou a fatura (opcional).
Nota:para documentos recebidos via e-mail, aparecem 2 caixas de verificação:
para informar o seu fornecedor através de um e-mail que recusou a fatura e porquê.
para colocar este endereço de e-mail na lista negra e impedi-lo de enviar qualquer outra fatura para a sua conta Banqup. Tudo o que for enviado por um endereço de correio eletrónico incluído na lista negra irá diretamente para o caixote do lixo da reciclagem.
Importante
: só aceite faturas que sejam legítimas porque uma vez aceite, a fatura é automaticamente reencaminhada para o seu contabilista e não poderá desfazer esta ação.
Como recuperar uma fatura que foi recusada
Se recusou uma fatura por engano, pode restaurá-la a partir da Reciclagem, clicando no botão Repor.
Uma vez restaurada, a fatura aparecerá novamente no separador Em curso.